DMS of CMS? De verschillen en waarom ze elkaar versterken

De pandemie heeft de digitalisering binnen bedrijven flink versneld. Cloud-oplossingen, zoals Sharepoint en Google Drive kenden een ongeziene groei voor het beheer van documenten en de bijbehorende workflows.  Aangezien contract management software (CMS) ook gebruikt wordt als digitale data management opslag (DMS), krijgen we vaak de vraag of er een keuze gemaakt moet worden tussen beiden. In dit artikel lichten we toe wat de verschillen zijn en waarom beide systemen elkaar niet uitsluiten, maar juist versterken.

Wat zijn de doelstellingen van jouw bedrijf? 

Aangezien contracten in feite documenten zijn, klinkt een document management systeem (DMS) wellicht hetzelfde als een contract management systeem (CMS). Toch is dit niet het geval. Beiden hanteren unieke doelstellingen en hebben hun eigen sterke en zwakke punten.  Om de beslissing te kunnen maken tussen een DMS of CMS (of een combinatie), is het noodzakelijk om deze pro's & contra's in kaart te brengen.  

In onderstaande matrix staan de meest voorkomende wensen van onze gebruikers met betrekking tot gecentraliseerde documentopslag en welk systeem daar het beste bij aansluit: 

Ondanks beide systemen heel wat overeenkomsten hebben, ligt de focus op verschillende doeleinden. Deze doelstellingen in kaart brengen, is dus de logische volgende stap. 

Online samenwerking binnen teams en afdelingen bevorderen

Cloud-oplossingen zoals Google Drive en Sharepoint zijn gemakkelijk in gebruik en daarmee zeer geschikt voor het bewerkstelligen van online samenwerkingen binnen een team. 

Documenten zijn namelijk: 

• Makkelijk te vinden en snel toegankelijk;  
• In gangbare bestandsformaten, zoals Excel en Word; 
• Opgeslagen in een gebruiksvriendelijke interface. 

Deze systemen voor online document management worden binnen organisaties ingezet voor het beheren, bewerken en opslaan van standaardbestanden, zoals: blogs, schema’s en strategische plannen. Oftewel, documenten die de dagelijkse gang van zaken ondersteunen en snel toegankelijk moeten zijn voor meerdere mensen. 

Een contract management systeem biedt, net zoals een document management systeem, de mogelijkheid om tegelijkertijd aan hetzelfde document te werken. Toch heeft contractbeheersoftware een voetje voor op vlak van efficiëntie. Het systeem is namelijk gericht op de uitvoering van specifieke taken om workflows soepel en punctueel te laten verlopen. Zo kan een goed uitgeruste software het goedkeuringsproces van contracten faciliteren door elk contract automatisch een vooraf afgesproken pad in de organisatie te laten volgen. Contracten worden dan, afhankelijk van bijvoorbeeld de contractwaarde, steeds door de juiste persoon nagekeken én opgevolgd. Op die manier bespaart een contract management systeem, zoals Contractify, jouw organisatie een significante hoeveelheid administratief werk en wordt de kans op menselijke fouten binnen een belangrijke workflow aanzienlijk verkleind. 

Waarborging van privacy en veiligheid 

Een doelstelling die nog belangrijker is geworden door thuiswerk, is het waarborgen van de privacy en veiligheid van bedrijfsessentiële documenten. Document management softwares (DMS) zijn standaard uitgerust met: 

• SSL encryptie; 
• De mogelijkheid om toegangsrechten te beheren. 

Dit is toereikend voor alledaagse documenten waarop verschillende mensen moeten samenwerken. Echter, documenten die persoonlijke, gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten, zoals contracten mogen onder geen beding uitlekken of in verkeerde handen vallen. Vandaar dat je als organisatie sterk wordt aangeraden om deze gevoelige en belangrijke documenten te beheren en te organiseren in een contract management systeem.

Deze software tools zijn ontworpen en ontwikkeld om veiligheid en integriteit te garanderen. Enerzijds door de hoogst mogelijke veiligheidsmaatregelen te treffen, anderzijds zijn de toegangsrechten strikter instelbaar. Dit systeem is dus geschikter om samen te werken op documenten met vertrouwelijke informatie erin, zoals arbeidscontracten, contracten van klanten met NDA's, enz. 

Makkelijk en snel toegang

De mogelijkheid om toegang te verlenen of te blokkeren is zeer belangrijk. Afgeschermde onderdelen mogen echter geen obstakel worden. Vandaar dat het binnen Contractify mogelijk is om naast persoonlijk niveau, ook op basis van functie, afdeling en locatie de rechten te beheren. Dit is met name relevant voor grote, internationale organisaties met een gedecentraliseerde structuur. In die situatie kan bijvoorbeeld de Nederlandse operationeel manager met slechts één klik toegang krijgen tot alle gerelateerde documenten voor de Nederlandse vestigingen. 

Goedkeuringsproces en taakmanagement 

Een unieke feature van Contractify is de mogelijkheid om goedkeuringsprocessen in te stellen op basis van specifieke kenmerken van het contract. Is het bijvoorbeeld noodzakelijk dat een CFO eerst naar het contract kijkt alvorens het verder de organisatie ingaat? Dan is hij of zij de enige met toegang, totdat de goedkeuring is bevestigd. Dit garandeert privacy en vertrouwelijkheid binnen de verschillende fases van een contract.

Daarnaast valideert het systeem of bepaalde taken zijn uitgevoerd. Loopt een contract bijvoorbeeld ten einde en moet deze op korte termijn herzien worden? Dan krijgt de persoon die verantwoordelijk is voor deze taak een notificatie als herinnering dat het contract aandacht vereist. Het systeem houdt vervolgens bij of deze taak is uitgevoerd en updatet de status. Zo ben je altijd op de hoogte en heb je alle statussen in één overzicht.  

Deze manier van werken voorkomt: 

• Onvrijwillige contractverlenging; 
• Verwarring over wat de meest actuele versie is; 
• Frustratie binnen teams door onduidelijkheid van taken; 
• Verspilling van geld door gemiste deadlines en kansen. 

Wanneer de deadline van de taak dichterbij komt en de verantwoordelijke nog geen actie heeft ondernomen, dan verstuurt het systeem een geautomatiseerde herinnering. Staat de taak na geringe tijd nog steeds open? Dan worden ook de teamleden op de hoogte gebracht en kan er altijd iemand inspringen mocht dat nodig zijn. Deze combinatie van taken & push-notificaties, zijn een niet te onderschatten meerwaarde ten opzichte van een passieve opslag van contracten in een DMS. 

Het automatische goedkeuringsproces, de ingebouwde taakmanagement en het automatische escalatieproces maken dat jij je geen zorgen hoeft te maken over of contracten op de juiste manier opgevolgd worden. Een contract management systeem is gericht op het volledig faciliteren van contractbeheer en ontzorgt je daarmee in een groot aantal administratieve taken. 

Online beheren van algemene documenten

Document management systemen, zoals Sharepoint en Google Drive zijn gemaakt voor dagelijks gebruik. Binnen deze cloud-oplossingen richten organisaties een mappenstructuur in op basis van afdelingen en teams en alle gerelateerde documenten zijn daarin terug te vinden.

Het woord contract management systeem kan de indruk wekken dat het systeem uitsluitend bedoeld is voor het online beheren van contracten. Een contract bestaat echter bijna altijd uit meerdere documenten en bijlagen. Voornamelijk wanneer het contract nog niet definitief is. Denk aan notities van een vergadering of financiële Excel bestanden die de inhoud van het contract ondersteunen. Het uploaden van een Word of Excel bestand wordt geregeld gedaan, mits ze een relatie hebben met het contract. 

Overzicht in het online opslaan van essentiële documenten 

Bij een document management systeem (DMS) is het voor alle mensen binnen de organisatie mogelijk om binnen de structuur nieuwe mappen aan te maken en de algemene mappenstructuur te wijzigen. Als het gaat om het beheer van dagelijkse documenten is het ook bijna een onmogelijke taak om het overzicht binnen mappenstructuren te bewaken. Deze mate van vrijheid heeft uiteraard als risico dat documenten zoek raken. De verwarring kan voornamelijk grote vormen aannemen wanneer de doorloop binnen een bedrijf hoog is en veel mensen komen en gaan. 

Met alledaagse documenten is dit frustrerend en inefficiënt, maar niet bedreigend. Gaat het echter om essentiële documenten, dan moeten deze altijd snel terug te vinden zijn en moet je erop kunnen vertrouwen dat je de meest actuele versie onder ogen hebt. Een contract management systeem garandeert overzicht door de mogelijkheid om nieuwe mappen aan te maken te beperken tot een kleine groep mensen en de mappenstructuur niet dieper te maken dan twee niveaus. 

DMS en CMS versterken elkaar 

Samengevat, het systeem wat jij kiest moet voldoen aan de unieke behoeften en doelstellingen van jouw organisatie. Houd in deze keuze rekening met het feit dat een document management systeem en een contract management systeem elkaar niet uitsluiten, maar juist versterken. Beide oplossingen hebben hun eigen focus en sterke- en zwakke punten. Door de digitale infrastructuur binnen jouw organisatie zo in te richten dat binnen de verschillende behoeftes de meest optimale situatie ontstaat, bereik je een hoge mate van efficiëntie en gemak zonder in te moeten leveren op veiligheid en privacy. En dat is een streven waar volgens ons ieder bedrijf voor moet gaan die groei en ontwikkeling serieus neemt! 

Meer weten over hoe je jouw contractbeheer optimaliseert? 

Vul het formulier in en ontvang gratis de volledige expertgids over de ideale Legal Tech Stack 🎁