Elk contract heeft zijn eigen voorwaarden als het gaat om de opzegging ervan, maar één ding dat vaak over het hoofd wordt gezien is de opzegtermijn zelf. Of je nu ontevreden bent met het product of de geleverde diensten van een leverancier, of je merkt dat de diensten niet meer aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie: wanneer je een contract wilt beëindigen, wil je niet gedwongen worden het contract te verlengen omdat je per ongeluk de opzegging niet op tijd hebt aangevraagd. In dit artikel bieden we je 5 praktische tips om nooit nog een opzeggingstermijn te missen. 

5 tips om nooit nog een opzeggingstermijn te vergeten:

1. Noteer 30 juni en 30 september als belangrijke data

2. Sorteer contracten op einddatum 

3. Lees en noteer de kleine lettertjes 

4. Filter alle contracten op tegenpartij

5. Automatiseer het hele proces

1. Noteer 30 juni en 30 september als belangrijke data

Een contract dat het kalenderjaar volgt, betekent dat het een periode van twaalf opeenvolgende maanden beslaat, die begint in januari en eindigt in december. Grote contracten met een hoge verbintenis, zoals een sociaal secretariaat, een sociaal verzekeringsfonds en verzekeringen zijn meestal op dit model gebaseerd. Gezien de grote omvang van de verbintenis is een opzeggingstermijn van minimaal drie maanden tot maximaal zes heel gebruikelijk.

Aangezien de einddatum van deze kalendergebaseerde contracten altijd in januari valt, is het gemakkelijk om drie of zes maanden terug te rekenen. Zorg er daarom voor dat je begin juni en begin september een automatische, jaarlijkse herinnering instelt in jouw agenda of een contract reminder software die je helpt herinneren dat de mogelijke opzegtermijn binnenkort afloopt. 

2. Sorteer contracten op einddatum 

In contracten wordt de beëindigingsdatum gewoonlijk gedefinieerd als de datum waarop een van de partijen het contract beëindigt. Het is duidelijk dat de einddatum van een contract van cruciaal belang is voor optimaal contractbeheer. Maak in een handomdraai een overzicht van opzeggingsperiodes door alle contracten te sorteren op beëindigingsdatum en lees de algemene voorwaarden om te weten of een opzegtermijn van toepassing is. 

Dit klinkt gemakkelijker dan het is, zeker wanneer je handmatig een groot aantal contracten moet opvolgen terwijl je dagelijkse werk op je staat te wachten. Gelukkig kan je met een contract management tool, zoals Contractify, een duidelijk overzicht krijgen van je opzeggingsdata door contracten te sorteren op einddatum met slechts één klik op de knop.

• Pas de filter "einddatum" toe op je contracten en;
• Stel een automatische herinnering in die een notificatie geeft zodra de opzegtermijn van een contract op het punt staat te eindigen.

Door dit proces te automatiseren, bespaar je tijd, frustraties én, op lange termijn, heel wat geld omdat contracten alleen nog bewust verlengd worden in plaats van door het missen van de opzegtermijn. 

3. Lees en noteer de kleine lettertjes 

Veel contracten bevatten clausules die de partijen toestaan om het contract vroeger te beëindigen dan oorspronkelijk overeengekomen. Deze clausules bevatten de voorwaarden waaronder de vervroegde beëindiging kan worden uitgevoerd. In het algemeen komen de partijen overeen dat de opzegging in een bepaalde vorm en op een bepaald tijdstip moet geschieden.

Wanneer dit soort bijzondere voorwaarden van toepassing zijn, zorg er dan voor dat deze niet verloren gaan of vergeten worden in de kleine lettertjes. Als je een contractbeheersysteem gebruikt, kan je deze voorwaarden bijvoorbeeld als een kanttekening toevoegen aan de metagegevens van het contract. Op die manier zijn alle betrokken partijen op de hoogte van de bijzondere voorwaarden en kunnen zij overeenkomstig handelen wanneer dat nodig is. 

4. Filter alle contracten op tegenpartij

Als grote organisatie is de kans reëel dat je samenwerkt met organisaties die diensten verlenen, zoals;  

• Social secretariaat; 
• Sociaal verzekeringsfonds; 
• Externe dienst voor welzijn en preventie.

Meestal gaat het om langdurige samenwerkingsverbanden die meerdere contracten omvatten, waardoor de exacte details in de contracten al snel naar de achtergrond verdwijnen. 

Om een overzicht te krijgen van de overeenkomsten en de bijbehorende opzegtermijnen, kan je in een contractbeheersoftware, zoals Contractify, filteren op de naam van de tegenpartij om meteen een overzicht te krijgen van alle contracten die moeten worden beoordeeld voordat ze worden verlengd. Vergeet niet dat deze contracten hoogstwaarschijnlijk gebaseerd zijn op een kalenderjaar. Voer deze actie dus zeker uit vóór juni en september om er zeker van te zijn dat je de opzegtermijn niet mist.  

5. Automatiseer het hele proces

Als je de controle over alle details in jouw contracten op elk moment kan garanderen, zoals het op de hoogte zijn van een opzegtermijn, dan leidt dit vanzelf tot minder ongewenste contractverlengingen en kan dat jouw organisatie geld en frustraties besparen. Om dit op een eenvoudige en efficiënte manier aan te pakken, laat je je best helpen door een contract reminder software die gespecialiseerd is in het faciliteren van dit soort typische contract administratietaken. Je ontvangt dan automatische herinneringen, zodat je tijdig het nodige opvolgingswerk kan inplannen en uitvoeren. 

Nooit nog een contractopzegging missen? 
Je kan het, met Contractify!

Start gratis of vraag een demo aan