De drastische overgang naar werken op afstand stelde kmo's en multinationals voor een onvrijwillig experiment: "Hoe gaan we om met nieuwe uitdagingen zoals samenwerking, communicatie en productiviteit op afstand?"
Uitdagingen van de hybride werkplek
Om de continuïteit van de organisatie te waarborgen, moest het bedrijfsleven de overstap maken naar de hybride werkplek. Deze nieuwe benadering stelt werknemers in staat een deel van hun taken op kantoor uit te voeren, en een ander deel thuis. We zien momenteel een meer flexibele werkomgeving, die beter is aangepast aan de levensstijl van de werknemer.
Verwacht wordt dat we ook na alle lockdowns thuis zullen blijven werken. Of op zijn minst een paar dagen per week. Niet alleen omdat we hebben gezien dat het mogelijk is, maar ook omdat mensen de voordelen hebben kunnen ervaren. Vandaag de dag worden organisaties geconfronteerd met een aantal belangrijke uitdagingen. De hybride werkplek is niet langer een oplossing voor de korte termijn, het is een blijvende oplossing.
Enerzijds zijn er duidelijke voordelen, zoals verhoogde flexibiliteit, een beter evenwicht tussen werk en privéleven en een lagere CO2-uitstoot door minder mensen op de baan. Aan de andere kant staan veel organisaties voor een aantal uitdagingen. De isolatie bijvoorbeeld heeft een drieledige impact: op de gemoedstoestand van de werknemer, op de mate van samenwerking, en op de interne communicatie.
Het meest dringende probleem is misschien wel dat van de infrastructuur. Aangezien veel mensen thuis werken, is er veel kantoorruimte beschikbaar. Alleen de creatieve, architecturale geesten weten wat ze met die ruimte moeten doen. Infrastructuur omvat echter ook de toegang tot gegevens en technologie. Mensen die thuiswerken hebben vaak te maken met een inferieure technologische set-up. Ze hebben simpelweg niet dezelfde, gemakkelijke toegang tot belangrijke informatie. Hoe los je dat als organisatie op?
Schakel naar de cloud
Het internet is een essentieel onderdeel geworden van zowat ieder huishouden. Het behoort ondertussen tot de basisbehoeften van het menselijk bestaan. En voor wie internet niet zo evident is, kan de werkgever heel makkelijk en goedkoop een connectie voorzien. Meer dan dat is er eigenlijk niet nodig om in de cloud te kunnen werken.
In de eenentwintigste eeuw draait alles om gegevens. Het is voor organisaties niet langer waardevol om alle informatie, programma's en systemen op eigen computerservers op te slaan. De implementatie- en onderhoudskosten zijn te hoog. Een cloud-oplossing maakt een enorme hoeveelheid gegevens - waaronder uw contracten - toegankelijk via een beveiligde, online verbinding.
Contractbeheer in de cloud
Voor de meeste bedrijven is de klantervaring van cruciaal belang. Welnu, deze ervaring begint intern. Door processen te optimaliseren en efficiënt te laten verlopen, wordt samenwerking met stakeholders veel gemakkelijker. Op die manier creëert u waarde voor uzelf en voor uw partners.
Het beheren van contracten in de cloud biedt meer flexibiliteit. Alle informatie is toegankelijk op één centrale plaats, zowel thuis als op kantoor. U hebt alleen internet nodig om contracten op te volgen. De cloud is altijd online. Deze flexibiliteit vermindert het risico dat contracten en aanverwante documenten verloren gaan in een mailbox of een minder efficiënte mappenstructuur. Bovendien laat een reeks filters toe om het juiste contract veel sneller terug te vinden - vergelijk het met een alledaagse Google search.
Contractbeheer in de cloud is ongelooflijk veilig. Het risico dat u een contract verliest, is minimaal omdat er een veilige back-up van uw contracten wordt gemaakt. In vergelijking met het fysiek bewaren van documenten is dit een enorme verbetering. Bovendien kan gevoelige informatie worden beschermd met leesrechten, zodat alleen de verantwoordelijken toegang hebben tot het contract.
Bij contractbeheer zijn gewoonlijk verschillende mensen en afdelingen betrokken. Legal, Finance, Procurement, Purchase, etc. hebben allemaal te maken met contracten. Cloudoplossingen maken online samenwerking en contractstromen vanzelfsprekend, wat inhoudt dat de juiste mensen op het juiste moment bij het proces betrokken zijn. Veel organisaties willen dat hun contracten worden beheerd door de mensen die het dichtst bij de business staan. Gedecentraliseerd beheer in een gecentraliseerde omgeving mogelijk maken, dat is waar het hier om draait.
Tot slot speelt gebruiksgemak een belangrijke rol bij contractbeheer in de cloud. Een tool als Contractify is zo gebouwd dat het beheren van contracten heel eenvoudig is. U krijgt een duidelijk overzicht van de lopende contracten en de bijbehorende taken. Door het proces te automatiseren houdt u ook controle over de werklast. Er kruipt veel minder tijd en energie in het opstellen en opvolgen van een contract.
Conclusie
Door in te zetten op flexibiliteit, veiligheid, samenwerking en gebruiksgemak biedt contract management in de cloud een sterk antwoord op de uitdagingen van de hybride werkplek. Mensen die liever thuiswerken worden niet benadeeld en hebben net als hun collega’s op kantoor vlot toegang tot de nodige informatie.
Hoe kan je jouw werk op afstand optimaliseren?
Plan een gesprek in met onze experts: zij helpen jou de contractstrategie uit te stippelen die het beste bij jouw organisatie past, ook in veranderende omstandigheden.
