"We gebruiken al een ERP-systeem, dus we hebben geen aparte software voor contractbeheer nodig". Het is iets wat we vaak horen als we met prospects praten. Als we echter een dieper gesprek aangaan, blijkt dat organisaties vaak meer nood hebben aan een contractbeheersoftware dan ze dachten. Mensen realiseren zich vaak niet hoeveel tijd en geld ze verliezen door hun contracten niet optimaal te beheren. Ze gaan ervan uit dat ze contracten perfect kunnen beheren met de contractbeheermodule in hun ERP-pakket, maar meestal blijft er dan nog heel wat onbevredigd. In dit artikel verduidelijken we het verschil tussen het beheren van contracten in een ERP-pakket of met een gespecialiseerde tool voor contractbeheer en wat de beste oplossing is voor verschillende situaties.
Wat is een ERP-pakket?
Een ERP-pakket (Enterprise Resource Planning) is een type software dat verschillende bedrijfsfuncties en -processen in één systeem integreert. Het stelt je in staat om je activiteiten en middelen efficiënter en effectiever te beheren door een gecentraliseerde database en gebruikersinterface te bieden voor verschillende afdelingen zoals financiën, personeelszaken, inkoop, supply chain, customer relationship management (CRM) en voorraadbeheer. Ze worden vaak geïmplementeerd door grote en middelgrote ondernemingen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, de operationele efficiëntie te verbeteren en betere datagestuurde beslissingen te nemen. Enkele populaire voorbeelden van ERP-pakketten zijn SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics 365 en AFAS.
Wat is een gespecialiseerde contractbeheersoftware?
Zoals de titel al doet vermoeden, is dit software die gespecialiseerd en op maat gemaakt is voor het beheren van contracten en alles wat daarbij komt kijken. Een contract is een heel specifiek type document, vaak met een enorme bedrijfswaarde, en vraagt daarom om een speciale aanpak om goed beheerd te worden. Software voor contractbeheer is gebouwd rond de levenscyclus van contracten, een proces dat er niet alleen voor zorgt dat contracten efficiënter worden beheerd, maar ook dat het volledige financiële potentieel van contracten consistent wordt gerealiseerd, zowel voor als na ondertekening.
Software voor contractbeheer helpt organisaties bij het stroomlijnen van het contractbeheerproces door een centrale opslagplaats te bieden voor alle contractgerelateerde documenten en gegevens. Deze oplossingen bevatten vaak geavanceerde functies zoals elektronische handtekeningen, automatische herinneringen voor contractverlengingen en integraties met andere bedrijfsapplicaties. Dit stelt organisaties in staat om efficiëntere procedures op te zetten, menselijke fouten tot een minimum te beperken en de levenscyclus van contracten sneller te laten verlopen. Daarnaast helpt de software om de contractprestaties te bewaken, belangrijke mijlpalen bij te houden en ervoor te zorgen dat contracten voldoen aan de relevante regelgeving.
Met gespecialiseerde software voor contractbeheer kun je
- contracten digitaliseren in minder dan 5 seconden
- al je contracten en overeenkomsten op één plek centraliseren
- contracttaken bewaken of automatisch delegeren
- contracten sneller online ondertekenen en goedkeuren
ERP vs CMS?
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een ERP-pakket en gespecialiseerde contractbeheersoftware die je in gedachten moet houden bij het kiezen van een oplossing voor je contractbeheer?
Grote ERP-oplossingen bieden een totaalpakket aan bedrijfstools aan, zodat andere tools overbodig worden. Wat contractbeheer betreft, kunnen de basismodules voor contractbeheer in een ERP-pakket meestal niet concurreren met gespecialiseerde software voor de levenscyclus van contracten. Functies zoals elektronische ondertekening, goedkeuringsflows en geautomatiseerde contractopvolging zijn nog niet ingebouwd in de basismodules voor contractbeheer van een ERP-systeem of ze zijn vaak beperkt tot een eenvoudige database met metadata. Omgekeerd kan een contractbeheersoftware wel aangesloten worden op de rest van je tech stack, dus ook op een ERP-systeem, om het te verrijken met gespecialiseerde contractfunctionaliteiten.
Gebruikgemak
Een uitgebreid ERP-systeem kan worden aangepast aan de behoeften van een organisatie. Dit hoge niveau van maatwerk is wat ERP's zo populair maakt. Tegelijkertijd is het systeem erg complex en vereist het veel tijd, middelen en training om er iets zinnigs uit te halen. Contract lifecycle software aan de andere kant richt zich sterk op het gebruiksgemak en de gebruikerservaring (UX) om ervoor te zorgen dat gebruikers er graag mee werken.
ERP-oplossingen staan bekend om hun hoge kosten. Moderne start-ups die speciaal gebouwde oplossingen leveren, bieden vaak meer mogelijkheden en functionaliteit tegen een aanzienlijk lagere prijs. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, de functies en het aantal gebruikers kan de prijs van een ERP-implementatie oplopen tot meer dan €500.000. Online software voor contractbeheer werkt meestal met een abonnementsformule. Je kunt meestal al beginnen voor €40 per gebruiker, per maand. Als je kijkt naar de uitgebreidere tools met AI-functionaliteiten, gaat dit bedrag richting €60.
Ontdek Contractify's prijzen >>
Implementatietijd
Aangezien een ERP meestal in de hele organisatie moet worden uitgerold en getraind, gaat hier al snel veel tijd in zitten. Daarnaast speelt ook de omvang van de investering een grote rol bij de implementatietijd van dergelijke software. Voorafgaand aan de installatie van de software en het trainen van de gebruikers wordt er veel tijd besteed aan onderzoek en parametrisatie. Gemiddeld duurt de implementatie van een ERP-project daardoor 6 maanden tot 2 jaar, afhankelijk van verschillende factoren zoals de grootte van de organisatie of de complexiteit van het systeem. Met gespecialiseerde software voor contractbeheer kun je daarentegen al binnen een paar weken aan de slag. En zoals iedereen weet: tijd is geld!
Hier is een voorbeeld van de onboarding tijdlijn van Contractify:
Flexibiliteit
Wat maatwerk betreft, kun je een ERP meestal helemaal naar je eigen wensen laten bouwen, afhankelijk van de investering die je doet. Gespecialiseerde contractbeheersoftware heeft doorgaans minder aanpassingsmogelijkheden. Deze tools hebben een vast aantal functies, maar omdat ze zo gericht zijn, beschik je meestal over alle hulpmiddelen die je nodig hebt om je contracten perfect te beheren. Over het algemeen biedt software voor contractbeheer ook een verscheidenheid aan integraties om de tool mee te verbinden, zodat de modulariteit niet in het gedrang komt. Dit maakt het mogelijk om je technologie vrij snel aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften, terwijl het updaten van een ERP meestal veel tijd zou kosten om aan te passen nadat het is ingesteld.
|
|
ERP |
Gespecialiseerde contract management software |
| Functies | ++ | + |
| Implementietijd | - - | ++ |
| Kosten | €€€€ | € |
|---|---|---|
| Gebruiksgemak | - | + + |
| Flexibiliteit | + | + |
Meer weten over hoe je jouw contractbeheer optimaliseert?
Vul het formulier in en ontvang gratis de volledige expertgids over de ideale Legal Tech Stack 🎁
