Een goedkeuringsproces voor contracten fungeert als één groot sorteercentrum binnen de organisatie. Het verzamelt alle soorten contracten die, waar dan ook, de organisatie binnenkomen en laat ze het juiste traject afleggen. Van de eerste contractcheck, tot de finale ondertekenaar. Zo zorgt een performant goedkeuringsproces ervoor dat de ondertekenaar met een gerust hart én de nodige inlichten vanuit andere departementen, elk contract kan ondertekenen. Maar wat zijn de belangrijkste aandachtspunten in zo’n contractproces? Je ontdekt het hier.
Verschillende contracten hebben uiteenlopende opvolgingsnoden.
Een degelijk goedkeuringsproces moet voor elk type contract bepalen hoe het in jouw organisatie behandeld wordt. Een huurcontract of leningscontract voor een nieuwe vestiging zal waarschijnlijk een andere route volgen dan een samenwerking met een consultant of het contract met de nieuwe energieleverancier. Het is dus belangrijk om te werken met een systeem dat echt weet wat een contract juist is. Ook moet er voor bepaalde contracten een aparte flow opgezet kunnen worden. Bijvoorbeeld: contracten tot 20k mag de business unit manager beslissen of tekenen, terwijl bij contracten vanaf 100K legal eens naar het contract moet kijken.
Een document management software (denk maar aan Google Drive of SharePoint) is hiervoor vaak ontoereikend. Een alternatief is alle contracten uitprinten en manueel intern doorgeven, maar daar stijgt de foutenmarge zienderogen en het spreekt voor zich dat dit een inefficiënte, tijdrovende bezigheid wordt. Een contractbeheersoftware kan hier een eenvoudige oplossing bieden. Het systeem weet wat een contract is en geeft de mogelijkheid om het juiste goedkeuringsproces aan het juiste contract te verbinden. Je connecteert het makkelijk met een DMS en de nodige personen krijgen tijdig een melding wanneer goedkeuring van hen nodig is.
Het goedkeuringsproces moet intern gekend zijn.
De specifieke verwerkingsmanier van elk type contract moet ook duidelijk zijn voor al jouw medewerkers of collega’s. De realiteit is nu eenmaal dat je niet 100% kan voorspellen waar een contract de organisatie binnenkomt. De persoon die verantwoordelijk is voor de afvalophaling in één van de kantoren, heeft misschien een voorstel ontvangen voor de hele groep. Wat moet hij of zij hiermee doen? Op zo’n moment groeit de nood aan één centraal contractplatform waarin alle contracten ondergebracht kunnen worden. Op dit platform staan de interne goedkeuringsprocessen automatisch ingesteld, waardoor je met een klik op de knop elk contract door de juiste mensen kan laten nakijken. Op het einde van de rit heb je bovendien een duidelijk overzicht van iedereens opmerkingen, waar je later ook naar terug kan grijpen.
Weet op elk moment de status van elk contract.
Dit brengt ons ook bij een aspect dat het vaakst over het hoofd gezien wordt: overzicht. Zonder een overzicht mis je vanuit management, finance of legal altijd een stukje van de puzzel. Onderschat het gemak niet van een oplossing die je op elk moment een overzicht geeft van welke contracten in de organisatie circuleren ter goedkeuring. Overzicht betekent ook dat je achteraf nog kan achterhalen welke opmerkingen er op een contract kwamen toen het 4 jaar geleden werd ondertekend. Ook maakt het jou gemakkelijker om contracten die dringend zijn meteen bij de juiste persoon op te vragen.
Een goed begin is maar het halve werk.
Een laatste, maar daarom niet minder belangrijk aandachtspunt is weten wat je doet met een contract eens het ondertekend is. Het heeft weinig zin om een goedkeuringsprocedure op te zetten als je later het ondertekende contract niet terug kan vinden of de afspraken in het contract niet opgevolgd worden. Om echt waarde op te leveren, link je het goedkeuringstraject aan de opvolgingstaken en afspraken van een contract. Wil je meer informatie over een vlotte opvolging van contracten? Boek gerust een gesprek met een van onze contractexperts. Zij bekijken jouw specifieke contractnoden en bezorgen jou de geschikte oplossing.
Wil je weten hoe je begint aan het opzetten van een goedkeuringsproces in jouw organisatie?
En hoe je dat proces vlot kan laten verlopen? Download de complete gids en ga aan de slag met veiligere en efficiëntere goedkeuringsflows.
