Hoewel Excel en andere spreadsheets voor eindeloos veel doeleinden gebruikt kunnen worden, toch schieten ze tekort als het aankomt op het efficiënt beheren van contracten. Handmatig beheer in spreadsheets is omslachtig en vereist een onnodige hoeveelheid tijd. Deze methode van contractbeheer wordt als te riskant beschouwd en daarom afgeraden. In deze blogpost vertellen we jou meer over de voor-en nadelen van contractbeheer in spreadsheets.
- Handmatige processen en afhankelijk van formules
Een van de grote nadelen van het gebruik van spreadsheets voor contractbeheer is de afhankelijkheid van handmatige invoer en kennis van formules. Het automatiseren van aanwijzingen in Excel of andere spreadsheets vereist een expertiseniveau dat niet elke collega bezit. Deze kenniskloof creëert een afhankelijkheid van een beperkt aantal personen, en wanneer deze het bedrijf verlaten, komt de continuïteit van contractbeheer in het gedrag. Bovendien is het risico op fouten onvermijdelijk in spreadsheets. Iemand brengt wijzigingen aan waar het niet moet, of erger, een volledig werkblad wordt volledig verwijderd en kan niet meer hersteld worden.
- Uitdagingen op vlak van toegangsrechten
Bepalen wie toegang heeft tot gevoelige contractinformatie kan een complexe en foutgevoelige taak zijn. Excel en Numbers hebben helaas niet de mogelijkheid om gedetailleerde of precieze toegang toe te wijzen aan de nodige stakeholders, waardoor organisaties kwetsbaar zijn voor datalekken en ongeautoriseerde wijzigingen. Beide zorgen ervoor dat de integriteit van contractuele overeenkomsten in gevaar komt, en dat wil je natuurlijk als organisatie koste wat kost vermijden.
- Statisch en gebrek aan aanpasbaarheid
Spreadsheets zijn niet aangepast aan de dynamische aard van contracten. Denk maar aan de complexiteit van veranderende wetgeving, addenda of algemene voorwaarden. Contractvoorwaarden kunnen na verloop van tijd veranderen en de statische aard van een spreadsheet maakt het een uitdaging om elke entry tot in detail aan te passen aan deze veranderingen. Dit gebrek aan flexibiliteit kan leiden tot non-compliance en gemiste kansen voor het optimaliseren van contractuele relaties.
- Samenwerken met verschillende software verloopt moeizaam
De verscheidenheid aan spreadsheetsoftware die verschillende stakeholders gebruiken, zorgt ervoor dat een vlotte samenwerking verhinderd wordt. Sommigen geven de voorkeur aan Numbers, waar anderen verknocht zijn aan Google Sheets en nog anderen werken in verschillende versies van Excel, die niet altijd met elkaar communiceren. Dit gebrek aan uniformiteit zorgt niet alleen voor compatibiliteitsproblemen, maar beperkt ook de toegankelijkheid van cruciale contractinformatie. In een tijd waarin naadloze samenwerking niet alleen noodzakelijk, maar zelfs een vanzelfsprekendheid geworden is, worden de beperkingen van spreadsheets steeds hinderlijker.
- Beperkte inzetbaarheid in de volledige contract lifecycle
Hoewel spreadsheets gebruikt kunnen worden voor het bijhouden van contractdata, is hun functionaliteit te beperkt om elke stap van het contractbeheerproces te vergemakkelijken. In tegenstelling tot speciale software voor contractbeheer beschikken spreadsheets niet over de uitgebreide functies die nodig zijn voor het efficiënt opstellen, onderhandelen, vernieuwen en analyseren van contracten. Zo herkennen spreadsheets niet automatisch een begin- of einddatum van een contract en moet er al heel wat formulegetover uitgevoerd worden om taken te automatiseren.
Conclusie
Hoewel spreadsheets voor opvolging van een kleine hoeveelheid contracten doenbaar is, is de overstap naar een andere oplossing sterk aan te raden met het oog op toekomstige groei. Dankzij gecentraliseerde opslag, solide toegangscontroles en dynamische opvolging van wijzigingen, bewijst contractmanagementsoftware een ideale oplossing te zijn om contracten van A tot Z op te volgen. Het zorgt voor meer transparantie, vermindert fouten en verbetert de samenwerking, waardoor uiteindelijk de volledige contract lifecycle wordt ondersteund, in plaats van slechts een deel ervan.
Wil je meer informatie over hoe je je contractbeheer kunt optimaliseren?
Vul uw gegevens in om de volledige expert paper te lezen
over het bouwen van de juiste Legal Tech Stack 📄
