Key Performance Indicators (KPI's) zijn meetbare waarden die aangeven hoe effectief een bedrijf is in het bereiken van belangrijke bedrijfsdoelstellingen. Bij contractbeheer helpen KPI's juristen en hun team bij het bewaken en evalueren van de efficiëntie, effectiviteit en naleving van contractprocessen.
Zonder de juiste tools, zoals een centrale contractdatabase met alle relevante contractgegevens, is het moeilijk om jouw team's impact op de organisatie aan te tonen. Door deze indicatoren bij te houden, kunt u verbeterpunten identificeren, risico's beperken en ervoor zorgen dat de contractuele verplichtingen van de organisatie snel en nauwkeurig worden nagekomen.
KPI's zijn (of zouden moeten zijn) gekoppeld aan de dingen die we belangrijk vinden en die een impact hebben op het succes van de organisatie. Wat belangrijk is voor een in-house jurist is echter anders dan wat belangrijk is voor de CFO, Sales, CEO, Productie... KPI's en de manier waarop je contractbeheer is opgezet, moeten afgestemd zijn op een breed scala aan stakeholders.
De belangrijkste contractmanagement KPIs
1. Contract Cycle Time
Een van de meest kritische KPI's in contractbeheer is de Contract Cycle Time. Deze KPI geeft de totale tijd weer tussen het initiëren van een contractaanvraag en de uiteindelijke uitvoering ervan. Een kortere doorlooptijd wijst op een efficiënter contractbeheerproces, wat leidt tot een snellere afhandeling van deals en een grotere klanttevredenheid.
Hoe bereken je de contract cycle time?
Contract Cycle Time = einddatum − startdatum
Om de doorlooptijd van een contract nauwkeurig te meten, is het essentieel om eerst de stadia van de contractlevenscyclus te definiëren. De typische fases zijn:
- Creatie: De initiële creatie van het contract.
- Onderhandeling: Het heen en weer praten tussen partijen om de voorwaarden af te ronden.
- Goedkeuring: Interne (of externe) goedkeuringen van relevante stakeholders
- Ondertekening: De definitieve uitvoering van het contract door alle partijen.
- Opvolging: Het opslaan van het contract en het instellen van herinneringen voor verlengingen of follow-ups.
Zodra de fases zijn gedefinieerd, identificeert u de begin- en eindpunten van de contractcyclus. De meest voorkomende begin- en eindpunten zijn:
- Startpunt: Wanneer het aanvragen of opstellen van het contract begint.
- Eindpunt: Wanneer het contract is ondertekend en uitgevoerd door alle partijen.
Het verschil tussen deze twee punten geeft de totale doorlooptijd van het contract.
Een kortere contract cycle time is vooral belangrijk voor de verkoopgeoriënteerde collega's. Langere contractcyclustijden zijn vaak de oorzaak van gespannen relaties tussen verkoop en juridische afdeling.
Voorbeelden van situaties die de contractlevenscyclus beïnvloeden
- De informatie die verkoop nodig heeft om het contract op te stellen, wordt niet of onvolledig verstrekt.
- De routering van het contract van de ene beoordelaar of goedkeurder naar de andere wordt handmatig afgehandeld.
- Er kunnen een of meer herinneringen nodig zijn om een hardcopy ondertekend terug te krijgen van een tegenpartij.
- De persoon die verantwoordelijk is voor het invoeren van de contractgegevens heeft concurrerende verantwoordelijkheden.
2. Contract Renewal Rate
Deze KPI meet het percentage contracten dat succesvol verlengd wordt voor hun vervaldatum. Een hoog vernieuwingspercentage duidt op sterke klantrelaties en effectief beheer van contractvernieuwingen, terwijl een laag percentage kan duiden op problemen met de contractprestaties of klanttevredenheid. Juridische teams, maar ook het merendeel van het C-level, moeten deze KPI nauwlettend in de gaten houden om ervoor te zorgen dat kansen voor verlenging niet worden gemist en dat alle partijen tevreden blijven met de voorwaarden van hun overeenkomsten.
Proactief zijn, dat wil zeggen het gesprek aangaan met je klanten over verlenging, resulteert niet alleen in lagere opzeggingspercentages, maar is ook een kans om te onderhandelen over contractwijzigingen die je wilt doorvoeren. Of dit nu van commerciële of meer juridische aard is.
Hoe bereken je de Contract Renewal Rate?
(aantal verlengde contracten / totaal aantal verlengbare contracten) x 100
- Gebaseerd op cashflow
(totale waarde van verlengde contracten / totale waarde van geplande verlengingen) x 100
Over het algemeen wordt een vernieuwingspercentage van meer dan 80% als zeer gunstig beschouwd (verschilt van branche tot branche) en wijst dit erop dat een bedrijf effectief is met zijn inspanningen om klanten te behouden.
3. Compliance Rate
Compliance is cruciaal voor contractbeheer. De compliance KPI meet hoe goed de contracten voldoen aan de wettelijke vereisten, het interne beleid en de contractuele verplichtingen. Een hoog nalevingspercentage geeft aan dat het juridische team effectief risico's beheert en ervoor zorgt dat alle contracten worden uitgevoerd binnen het juridische en organisatorische kader. Deze KPI is vooral belangrijk in sterk gereguleerde sectoren waar non-compliance kan leiden tot zware boetes. Ongeacht voor welk bedrijf je werkt, het is van vitaal belang om op de hoogte te zijn van compliance rates en hoe deze van invloed zijn op jouw branche.
Hoe bereken je Contract Compliance Rate?
Compliance Rate = [(Totale contracten - Non-compliant contracten) / (Totale contracten)] x 100%.
For example, if you have 100 employee contracts and 75 of them comply with a particular regulation, your compliance rate is 75%.
Compliance is een meer juridisch georiënteerde KPI, die zwaarder weegt in meer gereguleerde en 'contractintensieve' industrieën.
Het is ook meer een effort om het proces van het opstellen, onderhandelen, goedkeuren en ondertekenen van contracten te kunnen managen. Hoe kan ik er bijvoorbeeld zeker van zijn dat alle wettelijke (bijv. IP), regelgevende (bijv. ESG) en zakelijke (bijv. maximale aansprakelijkheid) vereisten in de contracten worden nageleefd?
Naast het managen van het proces is er de extra uitdaging van veranderende wetgeving/bedrijfsvoering en hoe deze te implementeren in oude contracten en lang bestaande relaties. Dit is niet alleen een kwestie van het identificeren van de bestaande contracten die moeten worden gewijzigd, maar ook van het beheren en benutten van de vaak zeldzame mogelijkheden om opnieuw te onderhandelen over een contract of een contract te wijzigen.
4. Contract Value Realisation
De KPI die het meeste impact zal hebben op de meeste organisaties: voldeed het contract aan onze verwachtingen? Hebben we gekregen wat we hebben onderhandeld?
Onderhandelen over een contract kost meestal veel tijd, en alles op papier zetten voegt daar nog wat aan toe. Pas nadat het contract is getekend en in werking is gesteld, is er een kans om waarde te creëren voor het bedrijf.
Contract Value realisation meet de mate waarin de verwachte waarde van een contract wordt gerealiseerd. Deze KPI beoordeelt of de financiële en strategische doelstellingen die in het contract zijn vastgelegd, worden gehaald tijdens de levensduur van het contract. Door de realisatie van contractwaarde bij te houden, kunnen juristen ervoor zorgen dat de organisatie profiteert van de gemaakte afspraken en kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over toekomstige contracten.
Van alle KPI's die hierboven zijn genoemd, is de Contract Value Realisation vaak het moeilijkst bij te houden. Waar de andere KPI's gemakkelijk kunnen worden gedocumenteerd in generieke software voor documentbeheer of spreadsheets, is de contractwaarde geen meeteenheid die in de meeste organisaties consistent wordt bijgehouden. Het helpt om contractmanagementsoftware te hebben die precies weet welke contractgegevens belangrijk zijn en tegelijkertijd een overzicht biedt van deze data in één gecentraliseerd dashboard.
Conclusie
KPI's en benchmarking zijn meer dan alleen maar buzzwords; ze zijn er om je te helpen ervoor te zorgen dat je legal team niet alleen overleeft, maar ook floreert (d.w.z. waarde creëert voor het bedrijf). Dus als je contracten nog steeds op de ouderwetse manier beheert (lees: hectisch zoeken naar contracten in een zee van spreadsheets), is het tijd om je strategie te herzien.
Vergeet niet dat het meten van succes in contractbeheer essentieel is voor bedrijfsjuristen die de efficiëntie, compliance en algehele effectiviteit van hun contractprocessen willen verbeteren. Door te focussen op belangrijke KPI's zoals Contract cycle time, Renewal rate, Compliance rate... in combinatie met benchmarkingstrategieën kunnen legal teams waardevolle inzichten krijgen in hun prestaties, hun meerwaarde voor het bedrijf bewijzen en betere bedrijfsresultaten behalen.
Meer weten over dit topic?
📺 Bekijk onze gratis webinar over succes meten in contactmanagement →
