Door de COVID-19 pandemie staan organisaties voor een groot aantal ongekende uitdagingen. Na een eerste focus op het verzekeren van de veiligheid van de werknemers, verschuift de aandacht van het management naar meer algemene bedrijfscontinuïteit. Hieronder vindt u een aantal concrete maatregelen die u kunt nemen met betrekking tot contracten en leveranciers.
1. Digitaliseer
Nu steeds meer werknemers verplicht zijn thuis te werken, wordt het voor organisaties des te belangrijker hun interne processen en hulpmiddelen aan de nieuwe situatie aan te passen.
De organisaties die de digitaliseringsoperatie al achter de rug hebben en daarvoor de juiste oplossingen hebben gekozen, zijn nu in staat veel sneller op de crisis te reageren.
Tot dusver is de behoefte van organisaties om hun contracten te digitaliseren en ze proactief te gaan beheren, onderbelicht gebleven.
De moedige pogingen om contracten in Excel op te lijsten, blijken vaak ontoereikend. De contracten zelf zijn vaak niet gedigitaliseerd. Ze kunnen dus niet van thuis uit worden geraadpleegd, noch voor meerdere partijen toegankelijk worden gemaakt.
De ideale oplossing is ervoor te zorgen dat alle contractdocumenten worden opgeslagen in een speciaal contractbeheersysteem. Dit zorgt voor een hogere mate van veiligheid en maakt het voor verschillende partijen gemakkelijk om op afstand toegang te krijgen tot de documenten.
Nu veel werknemers thuis werken, is de tijd rijp om hen op te dragen hun mailboxen en persoonlijke mappen op de server te scannen op contractdocumenten en nuttige e-mailcommunicatie in verband met contractuele overeenkomsten én deze vervolgens door te sturen naar een digitale kluis.
Contractdocumenten naar de cloud verplaatsen is onder normale omstandigheden reeds een verstandige stap en is dat dus zeker in het huidige klimaat.
2. Analyseer
Een van de gevolgen van de Covid-19 pandemie is dat sommige contractuele verplichtingen, zoals toegezegde afname- of stakingsclausules, de komende tijd onder de loep zullen worden genomen.
Bedenk hoe gemakkelijk het zou zijn om alle informatie op één centrale plaats terug te vinden met onmiddellijke toegang tot belangrijke informatie, zoals verlengingsdata of andere contractuele afspraken. Krijg inzicht in de meest bedrijfskritische contracten en maak het mogelijk om deze contracten ook te delen met de betrokken stakeholders.
Een van de belanghebbenden die zeker een rol zal spelen in een situatie van overmacht is de juridisch adviseur.
In onze contractmanagement software, Contractify, is het perfect mogelijk om een externe juridische adviseur tijdelijk of permanent toegang te geven tot een aantal contracten om ze te laten scannen.
3. Praat met uw leveranciers
Na de audit is het tijd om de volgende stappen met de gecontracteerde partijen en leveranciers te bespreken. Ook hier zal het bijhouden en opvolgen van alle nieuwe overeenkomsten in de vorm van e-mailcommunicatie, addenda bij bestaande contracten of nieuwe contracten van groot belang zijn.
Dit alles bespaart kostbare tijd, genereert betrouwbare en up-to-date informatie en draagt bij aan een stabiel platform voor verdere groei.
Als uw organisatie momenteel een aantal van de hierboven geschetste problemen ondervindt en op zoek is naar positieve volgende stappen, neem dan contact met ons op bij Contractify. Onze experts zullen u bijstaan met het juiste advies op basis van hun ervaring.
Om organisaties in hun zoektocht te helpen, stellen wij onze software graag 14 dagen gratis ter beschikking.
Tijdens deze periode kunt u:
- Alle functionaliteiten van de software gebruiken;
- Gebruik maken van een onbeperkt aantal licenties;
- Onbeperkte opslagruimte gebruiken;
- Gratis deelnemen aan live webinars;
- Een externe advocaat toegang geven tot de omgeving;
- Gebruik maken van 5 gratis digitale handtekeningen.
Geïnteresseerd? Probeer onze gratis proefversie!
Dat is 14 dagen genieten van alle functies, zonder enige betaalvereiste!
