In de huidige snel veranderende bedrijfswereld is efficiënt contractbeheer een cruciale factor waarmee organisaties hun werking kunnen stroomlijnen, risico's kunnen beperken en hun winst kunnen maximaliseren. Of je nu een KMO of een grote multinational bent, het belang van contractbeheer begrijpen en weten hoe je door het proces moet navigeren kan een belangrijk verschil maken in het behalen van succes.
In dit artikel leer je de basis van contractmanagement. Van het definiëren van contractbeheer en de voordelen ervan tot het belichten van de belangrijkste stappen en best practices, we voorzien je van de kennis en hulpmiddelen om van start te gaan of je contractuele processen te optimaliseren.
Waarom is het belangrijk om aan contractbeheer te doen?
Contracten vormen de basis voor elke zakelijke overeenkomst, bepalen de relaties tussen partijen, specificeren de te leveren prestaties en zorgen voor naleving van de wet. Het effectief beheren van contracten is om verschillende redenen van vitaal belang:
- Risico's beperken: Goed contractbeheer vermindert de kans op geschillen, inbreuken of juridische complicaties. Door verwachtingen, voorwaarden en condities duidelijk te schetsen, kun je potentiële gevaren proactief aanpakken en de belangen van je organisatie beschermen.
- Meer efficiëntie: Met contractbeheer stroomlijn je je contractprocessen, wat de kans op vertragingen tot een minimum te beperkt, workflows vlotter te laat verlopen en administratieve bottlenecks te voorkomt. Met georganiseerde processen kan je de inzet van middelen optimaliseren, de productiviteit verhogen en betere resultaten behalen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is e-signing, waarbij projecten snelle opgestart kunnen worden als het ondertekeningsproces gefaciliteerd en gedigitaliseerd wordt.
- Waarde maximaliseren: Contracten kunnen aanzienlijke financiële investeringen of potentiële inkomsten inhouden. Door ze efficiënt te beheren, kan je ervoor zorgen dat contractuele verplichtingen worden nagekomen, gunstige voorwaarden onderhandelen en profiteren van potentiële (markt)voordelen, waardoor je uiteindelijk de waarde van je overeenkomsten maximaliseert.
Bekijk hier het volledige webinar met Steven Debrauwere (co-founder Contractify) en Vincent Schoeters (CEO Legile)
Uitdagingen bij contractbeheer
Elk bedrijf heeft baat bij contractmanagement, maar dit brengt wel wat uitdagingen met zich mee. We illustreren dit aan de hand van enkele cijfers:
- Gemiddeld 75% van de contracten komt van buiten de organisatie. Enerzijds is het dan uitdagend om het overzicht te bewaren, anderzijds wil je zeker zijn dat je als organisatie steeds zo goed mogelijk beschermd bent. Dat laatste kan alleen als je zeker bent dat elk contract voldoende is nagekeken en goedgekeurd intern.
- Contracten raken vaak verspreid doorheen de hele organisatie. Enigzins logisch, want idealiter is elk departement verantwoordelijk voor de contracten die zij aangaan. Toch is 25% van de contracten onvindbaar wanneer je ze nodig hebt. In de praktijk ligt dit aantal vaak nog een pak hoger. Daarom is het belangrijk dat alle contracten en bijhorende documenten centraal opgeslagen worden, om deze niet kwijt te raken en snel terug te vinden.
- In 65% van alle contracten ontbreekt informatie. Er is bijvoorbeeld geen duidelijkheid over de startdatum, de opzegtermijn is niet helder omdat die in de algemene voorwaarden staan, maar deze zijn niet terug te vinden, de tegenpartij heeft het contract niet ondertekend,…
Gelukkig kunnen deze uitdagingen aangegaan worden en uit de weggeruimd worden door een geoptimaliseerd en gestroomlijnd contractmanagementproces. Een eerst stap hierin is het in kaart brengen van je huidige proces en gaan kijken waar er kan geoptimaliseerd worden.
Stap voor stap naar optimaal contractbeheer
In de eerste fases van contractcreatie tot en met de ondertekening van contracten zien we dat je vooral winst kan halen uit het efficiënter maken van je contractproces. Hier ligt de focus dus op tijdsbesparing enerzijds, en het sneller kunnend doorlopen van processen anderzijds. Denk maar aan het sneller opstarten van projecten en tijdig uitsturen van je facturen omdat je contract sneller getekend geraakt is.
Eens het contract getekend is, zien we dat er in de opvolging van het contract vooral financiële winst gerealiseerd kan worden. De waarde van een contract wordt immers vaak niet (volledig) gerealiseerd of, nog erger, een contract wordt niet tijdig opgezegd en zorgt voor onnodige kosten en risico’s.
Enkele voorbeelden:
- Als bijvoorbeeld je huurcontracten worden opgevolgd in Excel en dit wordt onvoldoende opgevolgd, waardoor je ze tijdig vergeet stop te zetten, dan kan je plots 3 extra jaren vastzitten aan een pand dat je niet nodig hebt.
- Een andere situatie waarin zaken vaak fout lopen, is wanneer iemand het bedrijf verlaat. Deze persoon heeft de onderhandelingen gevoerd, maar er is nergens een spoor terug te vinden van het onderhandelingsproces en de gemaakte afspraken. Het gevolg hiervan is dat je niet volledig op de hoogte bent van waar je recht op hebt en tegelijkertijd wordt je onderhandelingspositie naar de tegenpartij ondergraven.
Voorbereiding is het halve werk
Vooraleer je aan de praktijk begint, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen voor ogen te hebben voor je contractmanagementproces. Begin met het identificeren van de specifieke doelen en vereisten van je organisatie. Denk aan factoren zoals risicobeperking, naleving, schaalbaarheid en kosteneffectiviteit. Door je doelstellingen duidelijk te omschrijven, kun je je contractmanagementstrategie daarop afstemmen.
Zorg vooraf ook zeker dat je een inventarisatie hebt van al je contracten en bijhorende documenten. Bedrijven onderschatten vaak hoeveel contracten er in omloop zijn binnen het bedrijf. Je kan deze checklist gebruiken om alle contracten te verzamelen en geen contracten over het hoofd te zien.
Stappen naar een beter proces
- De huidige situatie verkennen
Waar zitten je contracten momenteel?
Wie is er verantwoordelijk voor welke contracten en voor welke contractacties?
Welke processen bestaan er al en welke ontbreken nog?
Welke doelen wil je zeker behalen? - Pijnpunten en quick wins identificeren
Welke contracten bevatten de meeste waarde?
Wat zijn de grootste pijnpunten in de huidige aanpak?
Welke parameters wil je uit een contract halen? - Scope definiëren
Analyseren van de verschillende contracttypes & contractpartijen
Betrokken partijen en hun noden in kaart brengen (afdelingen, vestigingen,…)
Contractdoelstellingen instellen: welke impact wil je op korte en lange termijn verwezenlijken?
Wat is het budget?
Technologie & contract management
Zodra je duidelijke doelstellingen hebt en het voorbereidend werk is gebeurd, is het tijd om op zoek te gaan naar de juiste tool(s) die je optimaal contractproces faciliteren. Met gespecialiseerde contractmanagement software kan je verschillende aspecten van het proces automatiseren en te stroomlijnen. Deze tools bevatten functies om één of meerdere onderdelen van de contract lifecycle te optimaliseren.
Benieuwd hoe dit project er voor jou zou uitzien?
Doe de gratis maturiteitstest van jouw contractbeheer en krijg een gratis optimalisatieplan.
