Auteur: Andre Oentoro, oprichter van Breadnbeyond
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven hun doelstellingen niet op tijd of helemaal niet halen, is te wijten aan ineffectief contractbeheer. Dit betekent dat ergens onderweg miscommunicatie of onoplettendheid heeft geleid tot een communicatiestoornis tussen beide partijen. Dit artikel helpt je te begrijpen waarom je effectief contractbeheer nodig hebt, wat de voordelen ervan zijn en hoe het je vandaag de dag kan helpen.
Wat is contractbeheer en waarom is het belangrijk?
Als je met contracten werkt, moet je al je contracten en de details eromheen goed bijhouden. Zonder een georganiseerd systeem wordt het snel een rommeltje en lijdt je bedrijf daaronder.
Contractbeheer is een proces dat zorgt voor de juiste uitvoering van contracten in alle fasen van hun levenscyclus. Het is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering omdat het ervoor zorgt dat alle partijen zich houden aan de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd.
Het is een essentieel managementproces dat ervoor zorgt dat alle stakeholders zich bewust zijn van de aard en waarde van hun relatie, maar ook van hun verantwoordelijkheden en mogelijke risico's die ermee gepaard gaan. Contractbeheer maakt het mogelijk om te voldoen aan wettelijke vereisten, vermindert het risico op geschillen en ondersteunt het behalen van bedrijfsdoelstellingen.
Contracten zijn een cruciaal element in elke relatie tussen twee of meer partijen. Ze worden gebruikt om bedrijfsdoelstellingen te vergemakkelijken, risico's te beheren en een vlotte en efficiënte levering van projecten of diensten mogelijk te maken.
Met een effectief contractbeheerproces zorgt u ervoor dat contracten gedurende hun hele levenscyclus goed worden beheerd. Dit zorgt ervoor dat alle partijen zich houden aan de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd en dat de juiste mensen betrokken zijn bij elke fase van het contractbeheerproces.
Voordelen van doeltreffend contractbeheer
Contractbeheer heeft veel voordelen, zowel voor het bedrijf als voor de leverancier. Hieronder bekijken we enkele belangrijke voordelen van een doeltreffend contractbeheerproces:
1) Betere klantenservice
Als een bedrijf zich houdt aan de voorwaarden van het contract, voldoet het aan de verwachtingen van zijn klanten. Dit is cruciaal voor het opbouwen van klanttevredenheid en klantenbinding. Vergeet niet dat aan het eind van de dag tevreden klanten leiden tot een langere levensduur van het bedrijf.
2) Effectief risicobeheer
Als een contract goed wordt beheerd, helpt het om de bijbehorende risico's te beperken. Contractbeheer geeft je inzicht in de aard van de relatie, het niveau van de verwachte resultaten en de verplichtingen van beide partijen.
Dit helpt onzekerheid en risico's tijdens de hele levenscyclus van het contract te verminderen. Je kunt ook kiezen voor trainingsvideo's om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten.
3) Verbeterde financiële gezondheid
Financiële gezondheid is een cruciaal element in elke bedrijfsvoering. Als een bedrijf over de juiste contracten beschikt, weet het welke kosten het kan verwachten. Dit helpt om financiële risico's te beperken en stelt het bedrijf in staat om zijn inkomsten nauwkeuriger te voorspellen. Het stelt het bedrijf ook in staat om de behoefte aan contanten nauwkeuriger te voorspellen, waardoor het gemakkelijker wordt om de kasstroom te beheren.
4) Vlotte werking
Een goed beheerd contract helpt bij het stroomlijnen van activiteiten door onnodig papierwerk te verwijderen. Dit maakt het voor organisaties gemakkelijker om nooit een contractdeadline te missen. Ook kunnen ze schalen en wendbaar blijven - een paar belangrijke factoren om relevant te blijven in een snelle markt.
5) Betere naleving van contracten
Contractbeheer zorgt ervoor dat de voorwaarden van het contract door alle partijen worden nageleefd. Dit helpt het risico van niet-naleving te verminderen, wat een aanzienlijke impact kan hebben op het bedrijf.
6) Verbeterde bedrijfsreputatie
Een betere reputatie (zowel offline als offline) is wat een bedrijf betrouwbaar maakt en een concurrentievoordeel oplevert.
Als een bedrijf een sterke reputatie heeft wat betreft het naleven van de voorwaarden van zijn contracten, maakt dat het gemakkelijker om nieuwe klanten te winnen en die terugkerende klanten te behouden. Tenslotte verwachten klanten van nieuwe leveranciers dezelfde mate van betrokkenheid die ze van hun huidige leveranciers hebben gekregen.
7) Beter bestuur van contracten
Het besturen van contracten heeft betrekking op het toezicht op en de controle van je contracten. Dit zorgt ervoor dat alle contracten goed gedocumenteerd zijn, de nodige goedkeuring hebben en door alle partijen worden nageleefd. Het goed besturen van contracten is van cruciaal belang voor organisaties die willen blijven voldoen aan de wettelijke vereisten.
Conclusie
Contractbeheer is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering en maakt het mogelijk om te voldoen aan wettelijke vereisten, risico's te beperken en projecten of diensten soepel en efficiënt uit te voeren. Het is een essentieel managementproces dat ervoor zorgt dat alle belanghebbenden zich bewust zijn van de aard en waarde van hun relatie, maar ook van hun verantwoordelijkheden en mogelijke risico's.
Een effectief contractbeheerproces zorgt ervoor dat alle contracten gedurende hun hele levenscyclus goed worden beheerd, zodat organisaties hun bedrijfsdoelstellingen kunnen halen.
Helemaal in de wolken en klaar om te gaan?
Probeer Contractify gratis uit om te ontdekken hoe het je processen kan verbeteren.
