Waarom de jurist van de toekomst niet verantwoordelijk is voor contracten

Als bedrijfsjurist navigeer je je dagelijks doorheen heel wat uitdagingen. Eén daarvan is de contracten van jouw organisatie onder controle houden. Maar... dat betekent niet dat je er verantwoordelijk voor bent! Wie draagt dan wel de eindverantwoordelijkheid van contracten en hoe kan jij als bedrijfsjurist een grotere toegevoegde waarde voor jouw organisatie zijn?

1. Wat zijn contractuele processen en verantwoordelijkheden?

Wanneer je naar vacatures voor bedrijfsjuristen kijkt, dan zal jou al snel opvallen dat ‘contractmanagement’ of ‘contractbeheer’ vaak een onderdeel uitmaakt van het takenpakket. Maar wat wordt er dan juist onder contractbeheer verstaan?

In een bedrijf vallen de volgende zaken onder de noemer ‘contractuele processen’:

• contractcreatie 
• contractonderhandeling
• interne goedkeuring
• ondertekening
• bewaren van relevante documenten
• opvolging van contractuele momenten en afspraken
• risicobeheersing

Samen vormen deze processen de contract management lifecycle, waarbij elk van de etappes in de contractcyclus specifieke uitdagingen voor de bedrijfsjurist bevat. Deze worden uitgebreid toegelicht in het Manifest van de Bedrijfsjurist.

In 80% van Europese organisaties zijn contractproblemen dagelijkse koek voor de bedrijfsjurist. Deze zijn meestal samen te vatten in twee heikele punten:

1. De samenwerking tussen het juridische team en andere teams verloopt stroef bij gebrek aan een gestroomlijnd contractproces met duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden.
2. Overzicht en controle houden over contracten is onmogelijk omdat ze verspreid zitten doorheen de organisatie en op verschillende plaatsen (online & offline) bijgehouden worden. 

Wat er hier nodig is, is een decentralisering van de verantwoordelijkheid over contracten, in een centrale omgeving. En daarbij is één ding duidelijk: een bedrijfsjurist is niet verantwoordelijk voor de opvolging van contracten! 

2. Waarom de bedrijfsjurist niet verantwoordelijk is voor contracten

“Het is frustrerend dat er van mij verwacht wordt dat ik zicht heb op alle contracten, weet waar alles zit en wat er afgesproken is, terwijl ik vaak zelfs niet op de hoogte ben van het feit dat er effectief een contract is, of waar het zich zou bevinden. Ik mis overzicht.”

Dit is een veelgehoorde verzuchting bij bedrijfsjuristen en juridische afdelingen spenderen schrijnend veel tijd aan het behandelen van puur administratieve vragen over contracten zoals:

• Waar is dat contract?
• Wanneer is de uiterste opzegdatum?
• Wat was weer afgesproken?

De reden waarom deze vragen op de jurist worden afgevuurd, is omdat deze vaak als de contractverantwoordelijke of contracteigenaar gezien wordt. Onterecht natuurlijk, want als bedrijfsjurist wil je je tijd en expertise benutten om:

• contracten te creëren (of templates)
• contractvoorstellen na te kijken en mee te onderhandelen
• de risico’s voor de onderneming te beperken, proactief waar dit nodig is
• contractuele problemen op te lossen die naar boven komen tijdens de levensduur van een contract.

Dat is waar je voor opgeleid bent, en dat is waar je waarde brengt in lijn met de kost die je betekent voor de onderneming. De opvolging van het contract en de verantwoordelijkheid van de uitvoering ervan, moet bij de business zitten. 

Als bedrijfsjurist kan je wel verantwoordelijk zijn voor het contractproces. Je kunt ervoor zorgen dat er een duidelijke procedure is en de juiste tools beschikbaar zijn zodat alle contractuele processen onder controle zijn, liefst op een efficiënte manier en aangepast aan de noden van de business.

Zijn jouw contractprocessen klaar zijn voor de toekomst? Doe de test op https://info.contractify.io/en/maturity-assessment en ontvang een persoonlijk plan van aanpak voor de optimalisatie van jouw contractbeheer.

3. De bedrijfsjurist van de toekomst

Als je je op internet of netwerkevenementen begeeft, dan is legaltech alles wat de klok slaat als het gaat over de toekomst van juristen. Tegelijkertijd maakt het overweldigende aanbod van uiteenlopende software het voor bedrijfsjuristen onmogelijk om door de bomen het bos te zien. Daarom geven we in het Manifest van de Bedrijfsjurist enkele quick wins over hoe je het contractproces in jouw organisatie stapsgewijs kan optimaliseren. Ook zonder uitgebreide kennis van software-implementaties of grote budgetten.

Download het Manifest van de Bedrijfsjurist en krijg weer controle over je contractproces