Même si Excel et d'autres solutions de feuilles de calcul sont depuis longtemps des outils polyvalents pour diverses tâches, ils ne sont pas à la hauteur lorsqu'il s'agit de gérer efficacement des contrats. La gestion manuelle des feuilles de calcul est fastidieuse et nécessite un investissement important en temps et en efforts. Cette méthode de gestion des contrats est considérée comme trop risquée et est donc déconseillée. Dans ce billet de blog, nous allons expliquer pourquoi exactement.
- Processus manuels et dépendance à l'égard des formules
L'un des principaux inconvénients de l'utilisation de feuilles de calcul pour la gestion des contrats est qu'elle repose sur des saisies manuelles et sur la connaissance des formules. L'automatisation des invites dans Excel ou d'autres feuilles de calcul exige un niveau d'expertise que tous les collègues ne possèdent pas. Ce manque de connaissances crée une dépendance à l'égard d'un nombre limité de personnes, et lorsque des acteurs clés quittent l'entreprise, la continuité de la gestion des contrats devient une préoccupation majeure. En outre, le risque d'erreur est inhérent aux feuilles de calcul, ce qui facilite les modifications involontaires ou, pire, la suppression par inadvertance d'une feuille de calcul entière.
- Défis en matière de droits d'accès
Les droits d'accès constituent un autre problème important lors de la gestion de contrats dans des feuilles de calcul telles qu'Excel, Numbers ou des feuilles en ligne. Déterminer qui a accès aux informations contractuelles sensibles peut s'avérer une tâche complexe et sujette aux erreurs. Excel et Numbers n'ont pas la capacité d'appliquer des contrôles d'accès solides, ce qui rend les organisations vulnérables aux violations de données et aux modifications non autorisées qui pourraient compromettre l'intégrité des accords contractuels.
- Caractère statique et manque d'adaptabilité
Les feuilles de calcul ne tiennent pas compte de la nature dynamique des contrats. Ils ne parviennent pas à comprendre les complexités introduites par les changements de législation, les avenants ou les conditions générales. Les termes des contrats peuvent évoluer au fil du temps, et la nature statique d'une feuille de calcul rend difficile l'adaptation à ces changements de manière transparente. Ce manque d'agilité peut conduire à la non-conformité et à des occasions manquées d'optimiser les relations contractuelles.
- Les défis de la collaboration avec divers logiciels
La collaboration peut être entravée par la diversité des tableurs utilisés par les parties prenantes. Alors que certains préfèrent Numbers ou différentes versions d'Excel, d'autres optent pour Google Sheets. Ce manque d'uniformité pose non seulement des problèmes de compatibilité, mais limite également l'accessibilité à des informations contractuelles cruciales. À une époque où une collaboration sans faille est impérative, les contraintes des tableurs deviennent de plus en plus évidentes.
- Limitation de la facilité d'utilisation pendant tout le cycle de vie du contrat
Bien que les feuilles de calcul puissent être utilisées pour suivre les dates des contrats, leurs fonctionnalités sont trop limitées pour faciliter toutes les étapes du processus de gestion des contrats. Contrairement aux logiciels dédiés à la gestion des contrats, les tableurs ne disposent pas des fonctionnalités complètes nécessaires à la création, à la négociation, au renouvellement et à l'analyse efficaces des contrats. Cette limitation souligne la nécessité d'une solution plus robuste pour traiter les aspects multiples de la gestion des contrats dans un environnement commercial dynamique.
En conclusion, même si les feuilles de calcul ont constitué une solution polyvalente pour diverses tâches, il est fortement recommandé de passer à une autre solution. Avec son référentiel centralisé, ses contrôles d'accès robustes et son suivi dynamique des modifications, le logiciel de gestion des contrats apparaît comme la solution idéale, car il comble les lacunes d'Excel. Il garantit une plus grande transparence, réduit les erreurs et améliore la collaboration, ce qui permet de prendre en charge l'ensemble du cycle de vie du contrat, et non pas seulement une partie.
Vous souhaitez plus d'informations sur la manière d'optimiser la gestion de vos contrats ?
Remplissez vos coordonnées pour lire l'article d'expert complet sur
la création d'une bonne pile de technologie juridique 📄
