Het gebruik van Customer Relationship Management (CRM)-software is eigenlijk vergelijkbaar met de manier waarop ERP's worden ingezet om de contractprocessen in een organisatie te ondersteunen. Net als een ERP dient een CRM verschillende doelen binnen de bedrijfsvoering, wat het geheel een eerder generieke software maakt. Voor het ondertekenen, beheren en opvolgen van contracten is echter een meer gespecialiseerde benadering nodig. In deze blogpost leer je wat de verschillen zijn tussen CRM-software en Contract Management Software (CMS) als het gaat om het beheren van je contracten.
1. Twee tools, twee bedrijfsdoelen
Software voor contractbeheer is speciaal ontworpen om de volledige levenscyclus van contracten af te handelen: van creatie en onderhandeling tot ondertekening en verlenging. Het biedt functies die zijn afgestemd op de unieke uitdagingen en vereisten voor het efficiënt beheren van contracten.
CRM-software daarentegen richt zich vooral op het beheren van klantrelaties, verkoopprocessen en marketingactiviteiten. Hoewel het basisfuncties voor het bijhouden van contracten kan bevatten, mist het de gespecialiseerde tools die nodig zijn voor uitgebreid contractbeheer.
2. Workflow optimalisatie
Met functies zoals geautomatiseerde goedkeuringsworkflows, e-handtekeningen en versiebeheer slaagt software voor contractbeheer erin om de hele levenscyclus van contracten te stroomlijnen. Dit zorgt voor een soepel en georganiseerd proces, waardoor de kans op fouten en vertragingen afneemt.
CRM-systemen kunnen basismogelijkheden voor het bijhouden van contracten bevatten, maar ze zijn niet inherent uitgerust om de complexiteit van contractonderhandelingen, revisies en nalevingscontrole aan te kunnen.
3. Uitgebreid documentbeheer
Contracten zijn zeer complexe documenten. Omdat het de belangrijkste documenten binnen een organisatie zijn, wil je ze centraliseren in een veilige kluis. Software voor contractbeheer bevat meestal een gecentraliseerde opslagplaats die gedetailleerde toegangrestrictie, samenwerking en het bijhouden van contractwijzigingen mogelijk maakt, terwijl de belanghebbenden van een contract voldoende leesrechten krijgen.
Natuurlijk kunnen CRM-systemen documenten bijhouden en hebben de meeste ook een vorm van versiebeheer, maar toch missen ze vaak de diepgaande functies die nodig zijn voor robuust documentbeheer, versiebeheer met annotaties en uitgebreide audit trails.
4. Legal Compliance
Contractbeheersoftware zoals Contractify is gebouwd rond contracten in plaats van rond bedrijven en contactpersonen. Het volgt de route die het contract door de organisatie aflegt en geeft prioriteit aan naleving van de wetgeving. Met tools voor het bijhouden van belangrijke contractmijlpalen, het beheren van verplichtingen en het waarborgen van naleving van wettelijke vereisten, wordt naleving van de wet vergemakkelijkt.
Het ontwerp van CRM-systemen is gericht op sales- en marketingactiviteiten, en hun contractfuncties voldoen mogelijk niet aan de strenge wettelijke en nalevingsvereisten die vaak geassocieerd worden met contractbeheer.
5. Renewal and Expiry Management
Wat Contract Management Software echt onderscheidt van andere technologie is de manier waarop het automatisch de juiste persoon waarschuwt voor belangrijke mijlpalen in een contract. Door automatische verlengingswaarschuwingen en kennisgevingen over het aflopen van contracten te geven, wordt het risico verkleind dat belangrijke deadlines over het hoofd worden gezien.
Omdat CRM-systemen verschillende mijlpalen in contracten niet herkennen, missen ze geavanceerde functies voor proactief contractbeheer, wat kan leiden tot gemiste verlengingsdata of het verlopen van contracten.
Kortom, terwijl CRM-systemen uitblinken in het beheren van klantrelaties en verkoopprocessen, biedt contractbeheersoftware gespecialiseerde functies die essentieel zijn voor het afhandelen van contracten gedurende hun hele levenscyclus. Contractbeheersoftware biedt een toegewijde en uitgebreide oplossing die is afgestemd op de complexiteit van contractbeheer, waardoor het de beste keuze is voor het ondertekenen, beheren en opvolgen van contracten.
Meer info nodig over hoe je jouw contractbeheer kunt optimaliseren?
Vul uw gegevens in om de volledige expert paper te lezen over
het bouwen van de juiste Legal Tech Stack 💻
