Wanneer een organisatie groeit zie je, wat contracten betreft, dat de verantwoordelijkheid van contracten al snel verdeeld komt te zitten. Tekenbevoegdheden en goedkeuringsprocedures worden bijgevolg onoverzichtelijk en vatbaar voor verwarring. Hoog tijd dus om een licht te werpen op hoe contracten door de juiste persoon, op het juiste moment gereviseerd en getekend kunnen worden.
1. Wordt het contract door de juiste persoon getekend?
In de statuten en/of aandeelhoudersovereenkomst van een onderneming is vaak opgenomen wie tekenbevoegdheid heeft voor wat. Toch kan er van leveranciers niet verwacht worden dat zij onderzoeken of degene die ondertekent ook effectief tekenbevoegdheid heeft. Als bijvoorbeeld een IT-leverancier een contract terugkrijgt dat ondertekend is door de IT-manager, dan mag die er redelijkerwijs van uitgaan dat de IT-manager tekenbevoegd is. Het is namelijk aan het bedrijf zelf om ervoor te zorgen dat de juiste procedures aanwezig zijn in de organisatie om elk contract door de juiste persoon te laten tekenen.
2. Komt wat in het contract of document staat overeen met wat we nodig hebben?
Om het voorbeeld van het IT-contract terug te nemen: is wat daarin omschreven staat ook het product of de dienst die de organisatie nodig heeft? Om dit na te gaan, moet de persoon die in contact staat met een bepaalde leverancier het contract goedkeuren. Vaak is deze persoon beter op de hoogte van de afspraken die gemaakt zijn. Bedenk ook dat afspraken vaak nog mondeling of in meetings gemaakt zijn. En net deze afspraken vind je vaak niet terug in het contract. Een verloren kans als je hier niet op terugkomt bij je leverancier.
3. Is er budget voorzien?
In elke samenwerking, oud of nieuw, moeten de budgetafspraken in een contract door de juiste personen nagekeken worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de IT-manager het budget van de IT-afdeling beheert. Maar ook finance heeft vaak een vinger in de pap te brokken als het over budgetten gaat. Beide partijen een blik laten werpen op het contract, voorkomt dan problemen of discussies op lange termijn.
4. Engageert het bedrijf zich niet voor zaken waar je juridisch mee in de problemen komt?
Je wilt natuurlijk zeker zijn dat je je aan de wetgeving houdt (bv. GDPR) en je je niet aan zaken verbindt die niet de bedoeling zijn. Denk daarbij maar aan specifieke clausules in non-disclosure agreements (NDA’s) en data protection agreements (DPA’s). Een juridische partij inschakelen als reviewer in het ondertekeningsproces, is dan geen overbodige luxe, maar is evenwel niet noodzakelijk. Zorg er vooral voor dat iemand nakijkt of het bedrijf zich niet engageert voor iets wat niet de bedoeling is, zoals een concurrentiebeding of een te lang engagement.
De ondertekening van een contract gaat duidelijk over meer dan ‘wie mag dit tekenen?’.
Bij veel organisaties houdt de goedkeuringsprocedure geen rekening met de andere 3 aspecten
1. inhoud
2. budget
3. juridische check
Zo zien we vaak dat een CEO, directeur of afdelingshoofd die gewoon is om alles te tekenen, in realiteit vaak niet voldoende op de hoogte is van wat er getekend wordt. Als gevolg moet er bij ieder departement nagaan worden of de juiste persoon een bepaald contract al heeft nagekeken. Door het contract intern door te sturen, verspil je niet alleen veel tijd. Het wordt ook bijna onmogelijk om te weten welk contract waar zit.
De oplossing: een snelle check van de mensen met de juiste kennis van zaken op één centrale plaats.
Zo zorg je met een duidelijk goedkeuringsproces dat alle contracten met een gerust hart goedgekeurd worden én de rechten en plichten van jouw organisatie altijd gerespecteerd worden.
Wil je weten hoe je zo’n goedkeuringsproces opzet in jouw organisatie? Download de handige gids en ga vandaag nog aan de slag.
