Waarom ESG en contractmanagement samengaan als pindakaas en jam (zonder palmolie natuurlijk)

In de vorige 3 blogposts hebben we de context rond ESG en de value chain opgebouwd. Maar hoe is dat verbonden met contractmanagement?

Ten eerste zijn contracten een cruciaal element in elke relatie tussen twee of meer partijen. Ze vormen de cruciale verbinding tussen je bedrijf en je value chain. De value chain is met elkaar verbonden door een reeks contracten. Ze leggen de basis voor de wederzijdse verwachtingen tussen de verschillende ondertekenende partijen.

Als je je value chain wilt beïnvloeden, kun je natuurlijk informele, niet-bindende gesprekken voeren met bedrijven in je value chain. Maar dat is niet genoeg om substantiële positieve vooruitgang te boeken, en zeker niet om aan de ESG-regelgeving te blijven voldoen. Verwachtingen ten aanzien van je value chain moeten worden vastgelegd in contracten.

Dat is waar een gestructureerd contractbeheersysteem om de hoek komt kijken. Ik kan het niet zo goed definiëren als het al eerder is gedaan, dus ik zal hier alleen het belangrijkste voordeel benadrukken:

“Het hebben van een effectief contractbeheerproces zorgt ervoor dat contracten gedurende hun hele levenscyclus goed worden beheerd.” Deze levenscyclus bevat stappen zoals het opstellen, onderhandelen, goedkeuren, ondertekenen, naleven, vernieuwen, wijzigen, etc. 

Om deze ESG-gerelateerde verwachtingen in je contracten op te nemen, moet je nieuwe clausules toevoegen of bestaande clausules wijzigen. Voor nieuwe contracten is dit vrij eenvoudig. Je verandert gewoon de basistemplate van je MSA (Master Service Agreement) en onderliggende contracten. Dit is nu de nieuwe template die moet worden gebruikt voor alle nieuwe samenwerkingsverbanden.

Voor bestaande contracten is dit echter een omvangrijk project. Bedrijven hebben meestal honderden (zo niet duizenden) contracten. Zelfs als je de ESG-gerelateerde clausules gefaseerd implementeert (bijvoorbeeld bij verlenging), heb je nog steeds een sterke structuur nodig om deze hele (meestal meerjarige) uitrol bij te houden. Vooral omdat de implementatie van ESG-gerelateerde clausules in contracten slechts stap 1 is. 

Wat zijn alle relevante stappen in dit implementatieproces van ESG-clausules?

• Clausules: Definieer de ESG-gerelateerde onderwerpen die u relevant vindt om op te nemen met uw partners in de value chain en vertaal deze naar contractclausules.
   
  1. Wilt u dat uw partners zich aan bepaald gedrag houden?
  2. Moeten uw partners bepaalde gegevens met u delen (bijv. gegevens over koolstofemissies)?
  3. Over welke clausules kan niet worden onderhandeld en over welke wel?
     
     
• Roll-out: Bepaal hoe je de uitrol van deze contractwijzigingen gaat aanpakken.
  
  
  1. Bij verlenging van het contract, zo snel mogelijk, of een hybride methode (bijv. zo snel mogelijk voor kritieke partners, bij verlenging voor minder belangrijke partners)?
  2. Alle partners, alleen kritieke partners of een gefaseerde aanpak?
  3. Hoe zal dit in de toekomst evolueren?
     
     
• Gevolgen: Bepaal hoe het gevolgenbeheer eruit zal zien.
   
  1. Hoe ga je de ESG-prestaties van je partners scoren (op basis van vragenlijsten, EcoVadis, CDP, ...)?
  2. Wat zijn de drempels voor aanvaardbaar gedrag?
  3. Wat zijn de gevolgen als je die drempel niet haalt, en hoe zal dat in de loop van de tijd evolueren (bv. samenwerking om te verbeteren, prijsdruk, beëindiging van de samenwerking, ...)?

• Engagement: Volg de naleving van deze ESG-clausules door je partners op.
  
  
  1. Ontvang regelmatig updates van gegevens
  2. Naleving controleren door middel van audits of sanity checks (bijv. via vragenlijsten)
  3. Neem naleving van ESG-clausules op in terugkerende partnerschapsgesprekken
  4. Beheer de gevolgen

Je begint nu wellicht te begrijpen waarom je dit allemaal op een gestructureerde manier moet aanpakken, door middel van een goed doordacht contractbeheersysteem. Het is al niet eenvoudig om dit voor één partner te doen, laat staan voor honderden partners. Met verschillende belangrijkheid voor je bedrijf. In verschillende fases. Verschillende onderhandelingsprocessen. Over meerdere jaren. 

Samengevat: Je kunt niet voldoen aan ESG-regelgeving of positieve vooruitgang boeken zonder je value chain erbij te betrekken. Je kunt je value chain niet betrekken zonder contracten. Je kunt je contracten niet wijzigen zonder een contractbeheersysteem. 

Als dit een enorme uitdaging lijkt, is er maar één oplossing. Begin. Een reis van duizend mijl begint met één enkele stap (om Laozi te citeren). Dus begin klein, maar begin ergens. En begin bewust. Verfijn onderweg je systeem en proces. Je zult versteld staan van wat je in een jaar kunt bereiken, laat staan in vijf jaar.

Alles weten over ESG & Contractmanagement? 

Bekijk de expert sessie van Hans van Dam op Contract Management Day 2024 ⬇️