Dans les trois articles de blog précédents, nous avons établi le contexte autour de la ESG et de la chaîne de valeur. Mais quel est le lien avec la gestion des contrats ?
Tout d'abord, les contrats sont un élément essentiel de toute relation entre deux ou plusieurs parties. Ils constituent le lien crucial entre votre entreprise et votre chaîne de valeur. La chaîne de valeur est liée à une chaîne de contrats. Ceux-ci jettent les bases des attentes mutuelles entre les différentes parties signataires.
Si vous souhaitez influencer votre chaîne de valeur, vous pouvez bien sûr avoir des conversations informelles et non contraignantes avec les entreprises de votre chaîne de valeur. Mais cela ne suffit pas pour réaliser des progrès substantiels et positifs, et encore moins pour rester en conformité avec les réglementations ESG. Les attentes à l'égard de votre chaîne de valeur doivent être cimentées dans des contrats.
C'est là qu'intervient un système structuré de gestion des contrats. Je ne peux pas le définir aussi bien qu'on l'a déjà fait, je me contenterai donc d'en souligner le principal avantage :
"La mise en place d'un processus efficace de gestion des contrats garantit que les contrats sont correctement gérés tout au long de leur cycle de vie. Ce cycle de vie comprend des étapes telles que la rédaction, la négociation, l'approbation, la signature, la conformité, le renouvellement, la modification, etc.
Pour intégrer ces attentes en matière d'ESG dans vos contrats, vous devez ajouter de nouvelles clauses ou modifier les clauses existantes. C'est assez facile à faire pour les nouveaux contrats. Il suffit de modifier le modèle principal de votre MSA (Master Service Agreement) et des contrats sous-jacents. Il s'agit désormais du nouveau modèle à utiliser pour tous les nouveaux partenariats.
En revanche, pour les contrats existants, il s'agit d'un projet de grande envergure. Les entreprises ont généralement des centaines (voire des milliers) de contrats. Même si vous mettez en œuvre les clauses ESG par étapes (par exemple lors d'un renouvellement), vous aurez toujours besoin d'une structure solide pour assurer le suivi de l'ensemble de ce déploiement (qui s'étend généralement sur plusieurs années). D'autant plus que la mise en œuvre des clauses ESG dans les contrats n'est que l'étape 1.
Quelles sont les étapes importantes de ce processus de mise en œuvre de la clause ESG ?
- Clauses : Définissez les thèmes liés à l'ESG que vous jugez utiles d'aborder avec vos partenaires de la chaîne de valeur et traduisez-les dans des clauses contractuelles.
- Voulez-vous que vos partenaires adoptent certains comportements ?
- Avez-vous besoin que vos partenaires partagent certaines données avec vous (par exemple, des données sur les émissions de carbone) ?
- Quelles sont les clauses non négociables et quelles sont celles qui peuvent faire l'objet de négociations ?
- Mise en œuvre : Déterminez comment vous allez aborder la mise en œuvre de ces modifications contractuelles.
- Au moment du renouvellement du contrat, dès que possible, ou selon une méthode hybride (par exemple, dès que possible pour les partenaires essentiels, au moment du renouvellement pour les partenaires moins importants) ?
- Tous les partenaires, les partenaires essentiels seulement, ou une approche progressive ?
- Comment cela évoluera-t-il à l'avenir ?
- Conséquences : Décidez de la forme que prendra la gestion des conséquences.
- Comment évaluerez-vous les performances ESG de vos partenaires (sur la base de questionnaires, EcoVadis, CDP, ...) ?
- Quels sont les seuils de comportement acceptable ?
- Quelles sont les conséquences de la non-atteinte de ce seuil, et comment cela évoluera-t-il dans le temps (par exemple, collaboration pour améliorer, pression sur les prix, fin de la collaboration, ...) ?
- Engagement : Veillez à ce que vos partenaires respectent les clauses ESG.
- Recevoir des mises à jour régulières des données
- Contrôler la conformité par le biais d'audits ou de vérifications (par exemple, au moyen de questionnaires)
- Intégrer le respect des clauses ESG dans les conversations récurrentes avec les partenaires
- Exécuter la gestion des conséquences
Je suis sûr que vous commencez à comprendre pourquoi vous devez aborder cette question de manière structurée, au moyen d'un système de gestion des contrats bien conçu. Il n'est pas facile de le faire pour un seul partenaire, et encore moins pour des centaines de partenaires. Avec une criticité différente pour votre entreprise. Dans des phases différentes. Des processus de négociation différents. Sur plusieurs années.
En résumé : Vous ne pouvez pas vous conformer aux réglementations ESG ou réaliser des progrès positifs sans impliquer votre chaîne de valeur. Vous ne pouvez pas impliquer votre chaîne de valeur sans contrats. Vous ne pouvez pas modifier vos contrats sans un système de gestion des contrats.
Si cela vous semble être un énorme défi, il n'y a qu'une seule solution. Commencez. Un voyage de mille lieues commence par un seul pas (pour citer Laozi). Commencez donc par un petit pas, mais commencez quelque part. Et commencez délibérément. Affinez votre système et votre processus en cours de route. Vous serez étonné de ce que vous pouvez accomplir en un an, et a fortiori en cinq ans.
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