À mesure que votre entreprise se développe, vous constaterez que les responsabilités contractuelles se disperseront rapidement dans tous les départements. Les procédures d’autorisation de signature et d’approbation deviennent floues et sujettes à confusion. Il est temps de faire la lumière sur la façon dont la bonne personne peut réviser et signer les contrats au moment opportun.
1. Le contrat est-il signé par la bonne personne?
Les statuts et/ou le pacte d’actionnaires d’une société précisent souvent qui est autorisé à signer quel document. On ne peut cependant pas compter sur les fournisseurs pour vérifier si la personne qui signe est effectivement habilitée à le faire. Si un fournisseur informatique reçoit, par exemple, un contrat signé par le responsable informatique, il peut raisonnablement supposer que ce dernier est autorisé à signer. Il appartient à l’entreprise de s’assurer que les bonnes procédures sont en place en son sein pour que chaque contrat soit signé par la bonne personne.
2. Le contenu du contrat ou du document correspond-il à ce dont nous avons besoin?
Reprenons l’exemple du contrat informatique : ce qui est décrit dans le contrat est-il vraiment le produit ou le service dont votre entreprise a besoin ? Pour vérifier cela, la personne en contact avec un fournisseur particulier doit approuver le contrat. Cette personne est souvent la mieux informée des accords qui ont été conclus. Gardez également à l’esprit que les accords sont souvent conclus verbalement ou lors de réunions et sont régulièrement oubliés dans le contrat. Si vous ne revenez pas vers votre fournisseur à ce sujet, l’occasion sera perdue.
3. Un budget a-t-il été établi?
Dans toute entreprise, ancienne comme nouvelle, les personnes habilitées doivent vérifier les accords budgétaires d’un contrat. Le responsable informatique peut, par exemple, gérer le budget du service informatique, mais la finance a également son mot à dire en matière de budget. En vous assurant que les deux parties examinent le contrat, vous éviterez les problèmes ou les discussions à long terme.
4. L’entreprise s’implique-t-elle dans des affaires qui pourraient vous causer des problèmes juridiques?
Vous voulez bien évidemment vous assurer que vous respectez la législation (comme le RGPD) et que vous ne vous engagez pas dans quoi que ce soit d’imprévu. Vous voudriez, par exemple, peut-être prévoir des clauses spécifiques dans les accords de non-divulgation (NDA) et les accords de protection des données (DPA). Impliquer une tierce partie juridique en tant qu’examinateur dans le processus de signature peut s’avérer utile dans ce cas, mais ce n’est pas essentiel. Faites surtout en sorte qu’une personne vérifie que l’entreprise ne s’engage pas dans quelque chose d’imprévu, comme une clause de non-concurrence ou un engagement trop long.
Signer un contrat, ce n’est pas uniquement se demander « Qui peut signer ça? »
Dans de nombreuses entreprises, le processus d’approbation ne prend pas en compte ces 3 aspects:
- le contenu;
- le budget;
- la vérification juridique.
On constate donc souvent qu’un CEO, directeur ou chef de service qui ont l’habitude de tout signer, n’est en réalité pas suffisamment au courant de ce qui est signé. Il doit, par conséquent, vérifier auprès de chaque service si la bonne personne a déjà revu tel ou tel contrat. En transmettant le contrat en interne, vous perdez beaucoup de temps. C’est également devenu presque impossible de savoir où se trouve chaque contrat.
La solution : un seul endroit centralisé où les personnes ayant les connaissances suffisantes peuvent procéder à une vérification rapide.
Avec un flux d’approbation clair, vous pouvez vous assurer que tous les contrats sont approuvés en toute tranquillité et que les droits et obligations de votre entreprise sont toujours respectés.
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