De 4 meestgestelde vragen over Non-Disclosure Agreements (NDA's)

NDA’s (Non-Disclosure Agreements) of geheimhoudingsovereenkomsten worden stilaan de standaard wanneer je commerciële gesprekken aangaat met een potentiële klant of leverancier. Als je wilt weten waar je best rekening mee houdt bij ondertekening van een Non-Disclosure Agreement en hoe je een NDA opvolgt, dan zal deze blog jou zeker op weg helpen.

1. Kan je zomaar een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen?

Wij raden steeds aan de NDA grondig te lezen voor je hem ondertekent. Zo bevatten sommige NDA's exclusiviteitsclausules. Deze clausule verbiedt jou om samen te werken of zelfs te praten met de concurrenten van jouw klant of prospect. Onderteken je die NDA zonder je bewust te zijn van de exclusiviteit, dan wordt het moeilijk om dit achteraf om te keren. Je werkt dus best met een centraal persoon in de organisatie, die weet wat aanvaardbaar is en wat niet. Dit hoeft geen bedrijfsjurist te zijn, maar wel iemand met kennis van NDA's, zoals een contractmanager.

2. Kan je een NDA last-minute tekenen?

Net zoals bij elk contract, is het verre van ideaal om een geheimhoudingsovereenkomst last minute te tekenen. Kan het toch niet anders, dan kan je twee kanten uit gaan:

• je schuift je eigen ondertekende NDA naar voor of
• je schrapt snel waar je niet mee akkoord bent, geeft in de kantlijn aan wat je geschrapt hebt en ondertekent die versie.

Een van de valkuilen die we hierbij vaak zien, is dat er al een NDA ondertekend werd met een firma. Vaak is binnen een bedrijf namelijk niet geweten dat er 1 of meerdere jaren voordien al een NDA werd getekend, die ook nog steeds actief is. Dit gebeurt bijzonder vaak wanneer je met internationale groepen als tegenpartij werkt. Is er bijvoorbeeld al een NDA ondertekend met de zusterfirma of met het hoofdkantoor, dan is die geheimhoudingsovereenkomst geldig is voor alle entiteiten van de groep. Dit brengt ons meteen tot de volgende vraag.

3. Wat is de duur van een geheimhoudingsovereenkomst?

De duur van een NDA, hangt af van de manier waarop de overeenkomst tot stand gekomen is. Net zoals bij DPA's, kan dit op 3 manieren gebeuren:

1. De NDA-clausules zitten verwerkt in de algemene voorwaarden
   
   De Non-Disclosure Agreement wordt geactiveerd van zodra je begint samen te werken.
2. De NDA is een aparte overeenkomst met de andere partij en is niet gelinkt aan een andere, bestaande overeenkomst
   De Non-Disclosure Agreement heeft haar eigen start- en einddatum.
3. De NDA is een addendum aan een bestaand contract en is hieraan gelinkt.
   De Non-Disclosure Agreement en het oorspronkelijke contract lopen over dezelfde periode. Vaak blijft de NDA echter actief tot zelfs 5 jaar na stopzetting van het andere contract. Dit is een stuk moeilijker te managen, maar niet onmogelijk als je de juiste tool gebruikt.

4. Hoe onderteken en beheer je NDA's het best?

Om de efficiëntie te verhogen en het overzicht te bewaren, moet je op elk moment weten met welke bedrijven je een NDA hebt afgesloten en wie er intern met die klant of leverancier in contact staat. Houd je contracten en NDA's bij in Excel of een gedeelde drive (bv. Sharepoint, OneDrive, Google Drive enz.), dan vraagt dit niet alleen veel werk, maar wordt ook de foutenmarge aanzienlijk groter. Voor ondertekening en opvolging gebruik je dus best een tool die aan de nodige vereisten voor NDA's voldoet.

Wil je weten welke concrete eigenschappen zo'n tool moet hebben?

Download de volledige gids hier.