Wanneer een contract de organisatie binnenkomt, wil je van twee zaken zeker zijn. Enerzijds moet het contract door de juiste mensen goedgekeurd en getekend worden. Anderzijds wil je dat dit proces vlot verloopt. Vandaag gaan we dieper in op hoe je een performant goedkeuringsproces opzet waarbij jouw contracten snel, veilig en efficiënt ondertekend worden.
Stap 1: start bij de quick wins
Zoals bij veel zaken is de gouden regel: hou het simpel. Zoek binnen jouw organisatie de zogenaamde pijnpunten van contracten op. Dit zijn de plaatsen waar de meeste contracten circuleren en het vaakst onduidelijkheid bestaat over wie ze mag ondertekenen. Dit kunnen de verkoopcontracten zijn, financiële zaken, samenwerkingen met consultants, ... Wat het ook is: begin daar.
Stap 2: bepaal wie tekenbevoegdheid heeft.
Bepaal duidelijk een vaste persoon (bijvoorbeeld per departement, leverancier, etc.) die contracten mag ondertekenen. Zo heb je steeds één aanspreekpunt wanneer er iets niet duidelijk is. Deze persoon zorgt meteen ook voor een controle op het proces ervoor. Als je zeker weet dat de juiste persoon zal ondertekenen, dan kan deze ook nagaan of de nodige controles ervoor ook uitgevoerd werden. Zoek je een handige checklist om na te gaan wie je moet betrekken in jouw goedkeuringsproces? Download via deze pagina de volledige contract approval flow gids en ga meteen aan de slag.
Stap 3: leg de algemene richtlijnen vast die je wil hanteren.
In deze stap link je de personen met tekenbevoegdheid aan specifieke contracten. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
Tot 20K mag de business unit manager beslissen of tekenen
Contracten die ons langer dan 1 jaar binden moeten bij de CEO passeren
Vanaf 100K moet onze legal naar het contract kijken.
Probeer de richtlijnen in deze fase te beperken tot max. 5-10 regels.
Stap 4: kies de juiste technologische ondersteuning.
In het begin is het niet verkeerd om je proces uit te schrijven in een document en nog volledig op mail te rekenen. Door het gebrek aan overzicht is deze werkwijze helaas moeilijk schaalbaar. Wil je een goedkeuringsprocedure die voor iedereen duidelijk is en gevolgd wordt, dan maak je best gebruik van een ondersteunende software. Contractbeheersoftware is hiervoor geknipt, omdat het alle contracten centraliseert, de bijhorende taken delegeert en de opvolging automatiseert.
Stap 5: maak van de goedkeuringsprocedures een efficiënte gewoonte.
Zorg er vanaf het begin voor dat de goedkeuringsprocedures consequent worden uitgevoerd en stuur bij waar nodig. Eens de organisatie het gewoon geworden is om een bepaald soort contracten via de vastgelegde goedkeuringsflow te laten lopen, is de uitbreiding naar andere soorten contracten eenvoudig.
Zie je even door het bos de bomen niet meer? Vertrouw dan gerust op onze contractexpertise. In een persoonlijke demo overlopen we met jou hoe je op korte termijn terug grip kan krijgen op jouw contracten en bijhorende goedkeuringsprocessen. Boek je demo vandaag of contacteer ons voor meer informatie.
Wil je meer weten over goedkeuringsprocessen voor contracten? Download de volledige gids hier.
