Un processus d’approbation des contrats fait office de centre de tri au sein de l’organisation. Il recueille tous les types de contrats qui entrent dans l’entreprise, où qu’ils se trouvent, et les envoie au bon endroit. De la vérification initiale du contrat au signataire final. Un processus d’approbation performant garantit que le signataire peut signer chaque contrat en toute confiance et en gardant à l’esprit les informations nécessaires des autres départements. Mais quels sont les points d’attention les plus importants dans un tel processus de contrat ? Lisez la suite pour le découvrir.
Des contrats différents impliquent des besoins de suivi différents
Un processus d’approbation approfondi doit déterminer comment chaque type de contrat est traité dans votre entreprise. Un contrat de leasing ou de prêt pour un nouveau bureau suivra probablement un parcours différent de celui d’une collaboration avec un consultant ou avec le nouveau fournisseur d’énergie. Il est donc important de travailler avec un système qui sait vraiment de quoi traite un contrat. Il devrait également être possible de mettre en place un flux séparé pour certains contrats. Par exemple : le responsable de l’unité commerciale peut prendre des décisions pour les contrats allant jusqu’à 20 K ou les signer, alors que le département juridique doit être impliqué dans l’approbation des contrats à partir de 100 K.
Un logiciel de management des documents (comme Google Drive ou SharePoint) est souvent insuffisant pour cela. Une alternative consiste à imprimer tous les contrats et à les transmettre manuellement en interne. La marge d’erreur augmente cependant sensiblement et il va sans dire qu’il s’agit d’une activité inefficace et chronophage. Un logiciel de management des contrats peut offrir une solution simple à cet égard. Le système sait ce qu’est un contrat et vous permet de lier le bon processus d’approbation au bon contrat. Vous le connectez facilement à un DMS et les personnes nécessaires reçoivent une notification en temps voulu lorsque leur approbation est requise.
Le processus d’approbation doit être connu en interne
Le mode de traitement spécifique à chaque type de contrat doit être clair pour tous vos collaborateurs ou collègues. En réalité, vous ne pouvez pas totalement prédire par où un contrat entrera dans l’entreprise. La personne responsable de la collecte des déchets dans l’un des bureaux peut, par exemple, avoir reçu une proposition pour l’ensemble du groupe. Que doit-il en faire ? Pour ce genre de situation, un besoin croissant d’une plateforme de contrats centrale sur laquelle héberger tous les contrats se fait sentir. Sur cette plateforme, les processus d’approbation internes sont mis en place automatiquement, de sorte qu’en un seul clic, les personnes adéquates puissent vérifier chaque contrat. À l’issue du parcours, vous avez un aperçu clair des commentaires de chacun, auquel vous pourrez ultérieurement vous reporter.
Avoir l’état de chaque contrat sous les yeux à tout moment
Cela nous amène également à un aspect très souvent négligé : la vue d’ensemble. Sans vue d’ensemble, il manquera toujours une pièce du puzzle de la direction, des finances ou du juridique. Vous n’imaginez pas la commodité que vous offre une solution qui vous donne à tout moment une vue d’ensemble des contrats qui circulent au sein de l’entreprise pour approbation. Avec une vue d’ensemble, vous pouvez également découvrir rétrospectivement les commentaires qui ont été faits sur un contrat lors de sa signature il y a quatre ans. Sans oublier la possibilité de demander directement les contrats urgents à la bonne personne ou de connaître exactement le statut d’un contrat à un moment donné.
Une bonne base, ce n’est que la moitié du travail
Dernier point, mais non des moindres, vous devez toujours savoir quoi faire avec un contrat après sa signature. Il est inutile de mettre en place une procédure d’approbation si vous ne retrouvez pas le contrat signé ultérieurement ou si les accords du contrat ne sont pas respectés. Pour vraiment apporter de la valeur, vous devez lier le processus d’approbation aux tâches de suivi et aux accords d’un contrat. Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la façon de suivre efficacement les contrats et leur conformité ? N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec l’un de nos experts contractuels. Ils examineront vos besoins spécifiques en matière de contrat et vous fourniront la solution appropriée.
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