Imaginez : un manager est à la tête d’une entreprise avec plusieurs succursales et départements. Chaque département souhaite généralement tenir à jour ses propres contrats. Les contrats ne sont donc pas uniquement répartis sur les différents départements, mais également sur les différentes branches. Sans aucune vue d’ensemble. Cela vous semble familier ?
Vous l’avez deviné : des moyens plus efficaces de gérer vos contrats s’offrent à vous.
Gestion des utilisateurs
Il n’y a rien de mal à ce qu’un contrat soit géré par celui qui y est le plus étroitement lié en termes de contenu. Le responsable IT, par exemple, est le mieux placé pour gérer les contrats informatiques.
Le problème apparaît si chacun gère les contrats à sa façon (classificateur, PC, disque ou agenda Outlook). Dans un premier temps, ce n’est pas optimal en termes d’efficacité opérationnelle. Le conseil d’administration et la direction n’ont, ensuite, pas de vue d’ensemble des contrats en cours dans l’entreprise. Dans un troisième temps, ils ne savent pas quels contrats ont été conclus, ni s’ils ont été suivis correctement.
Résultat ? Perte de temps et d’argent. Comment mieux vous y prendre ? Il est important pour une entreprise de numériser et de centraliser tous les contrats afin d’éviter le pire:
- des contrats introuvables;
- Des contrats répartis sur différentes branches;
- Un seul collaborateur sait où se trouve le contrat.
Si vous reconnaissez l’un de ces scénarios, vous n’avez pas de vue d’ensemble des contrats de votre entreprise ni de qui en est responsable. Pour quel résultat ? Des contrats non désirés ou non pertinents reconduits tacitement.
Le logiciel de gestion des contrats Contractify est la solution à vos problèmes ! Nous avons, tout d’abord, fait notre maximum pour faciliter l’accès à tous les contrats et ainsi les retrouver plus vite. Deuxièmement, chaque membre du personnel a accès aux contrats dont il est responsable ou qu’il doit consulter. Les droits de lecture sont personnalisables pour chacun, c’est-à-dire par service, par lieu ou tout simplement par dossier.
Vous pouvez également décider si une personne doit être un utilisateur, un manager ou un administrateur. Le manager, par exemple, est capable de créer les équipes dont il est responsable. L’utilisation d’équipes vous permet de suivre les contrats et les tâches connexes de votre équipe. Un processus cumulatif peut également être activé pour vous avertir lorsqu’un membre de l’équipe n’a pas exécuté une tâche en temps voulu.
Transférable
Un dernier élément que nous avons pris en compte avec Contractify : lorsqu’un collègue est malade, en congé ou ne travaille plus pour l’entreprise, vous pouvez transférer temporairement ou définitivement tous les contrats et tâches à un autre utilisateur en un seul clic. Pratique, non?
Vous souhaitez stocker et gérer vos contrats de manière plus sécurisée et efficace?
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