Lorsque votre entreprise signe un contrat, vous devez vous assurer de deux choses. Premièrement : le contrat doit être approuvé et signé par les bonnes personnes. Deuxièmement : ce processus doit se dérouler sans problème. Nous allons à présent examiner de plus près comment mettre en place un processus d’approbation performant qui permet de signer vos contrats avec rapidité, sécurité et efficacité.
Étape 1 : commencez par les gains rapides.
Comme pour beaucoup de choses, la règle d’or est : restez simple. Recherchez les centres névralgiques des contrats dans votre entreprise. Ce sont les endroits où la plupart des contrats circulent et où il y a le plus de confusion pour déterminer qui est autorisé à les signer. Il peut s’agir de contrats de vente, de questions financières, de collaborations avec des consultants, etc. Quoi qu’il en soit, commencez par-là!
Étape 2 : déterminez qui est autorisé à signer.
Définissez clairement une personne fixe (par ex. : par service, par fournisseur, etc.) habilitée à signer les contrats. Vous avez ainsi toujours un point de contact si quelque chose n’est pas clair. Cette personne vérifiera également le processus précédent. Si vous êtes sûr que la bonne personne signera le contrat, cette même personne vérifiera peut-être aussi si les contrôles nécessaires ont été effectués. Vous êtes à la recherche d’une liste de contrôle pratique pour savoir qui vous devez impliquer dans votre processus d’approbation ? Téléchargez le guide complet du flux d’approbation des contrats sur cette page et mettez-vous au travail.
Étape 3 : définissez les directives générales que vous souhaitez appliquer.
Au cours de cette étape, vous associez les personnes habilitées à signer aux contrats spécifiques. Quelques exemples :
- Jusqu’à 20K : le responsable de la business unit peut prendre des décisions ou signer, alors que les contrats qui nous engagent pour plus d’un an doivent être transmis au CEO.
- À partir de 100K : notre service juridique doit examiner le contrat.
À ce stade, essayez de limiter les lignes directrices à un maximum de 5 à 10 lignes.
Étape 4 : choisir le bon support technologique.
Au début, ce n’est pas une erreur de retranscrire votre processus dans un document et de toujours compter entièrement sur le courrier. En raison du manque de vue d’ensemble, cette méthode est malheureusement difficile à mettre à l’échelle. Si vous souhaitez une procédure d’approbation claire et suivie de tous, il est préférable d’utiliser un logiciel d’accompagnement. Le logiciel de management des contrats est parfaitement adapté à cela, car il centralise tous les contrats, délègue les tâches associées et automatise le suivi.
Étape 5 : transformez les procédures d’approbation en habitudes efficaces.
Dès le départ, assurez-vous que les procédures d’approbation sont effectuées avec cohérence et procédez aux ajustements le cas échéant. Une fois que l’entreprise sera habituée à exécuter un certain type de contrat via le flux d’approbation défini, il sera facile d’étendre ce flux à d’autres types de contrats.
S’agit-il de l’arbre qui cache la forêt ? N’hésitez pas à faire confiance à notre expertise contractuelle. Lors d’une démo personnelle, nous discutons de la manière dont vous pouvez contrôler vos contrats et les processus d’approbation associés à court terme. Réservez votre démo dès aujourd’hui ou contactez-nous pour obtenir plus d’informations.
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