En raison de la pandémie de la COVID-19, les entreprises sont confrontées à une multitude de défis sans précédent. Après avoir d’abord cherché à assurer la sécurité des collaborateurs, l’attention de la direction se tourne désormais vers la continuité plus générale des activités. Ci-dessous, nous listons quelques actions concrètes à entreprendre à l’égard des contrats et des fournisseurs.
1. Numériser
Avec de plus en plus de collaborateurs contraints de travailler depuis leur domicile, il devient urgent pour les entreprises d’adapter leurs processus et outils internes à la nouvelle situation.
Les organisations qui ont déjà pris le virage de la numérisation et qui ont choisi les bonnes solutions pour y parvenir sont maintenant capables de réagir beaucoup plus rapidement à la crise.
Jusqu’à présent, le besoin des entreprises de numériser leurs contrats et de commencer à les gérer de manière proactive est resté sous-exposé.
Les tentatives audacieuses visant à lister les contrats dans Excel s’avèrent souvent insuffisantes. Les contrats eux-mêmes ne sont généralement pas numérisés. Ils ne peuvent donc pas être consultés à domicile ni être accessibles pour plusieurs interlocuteurs.
La solution idéale consiste à s’assurer que tous les documents contractuels restent stockés dans un système de management des contrats spécifique. Le degré de sécurité est ainsi garanti, en plus de permettre à différentes parties d’accéder facilement aux documents à distance.
Avec de nombreux collaborateurs en télétravail, il est à présent temps de leur demander de scanner le contenu de leurs boîtes aux lettres et dossiers personnels sur le serveur. Ils pourront donc procéder à des recherches de documents contractuels et de communications par e-mail utiles liées aux accords contractuels. Ils seront ensuite transférés vers un coffre-fort numérique.
Déplacer les documents contractuels vers le cloud est une décision judicieuse dans des circonstances normales et l’est encore plus dans le contexte actuel.
2. Analyser
Une des conséquences de la pandémie de COVID-19 est que certaines obligations contractuelles, telles que les promesses de recettes ou les clauses de cessation, seront passées au crible au cours de la période à venir.
Imaginez à quel point il serait facile de trouver toutes ces informations centralisées dans un seul endroit centralisé avec un accès immédiat aux informations importantes, comme les dates de renouvellement ou d’autres accords contractuels. Obtenez un aperçu des contrats les plus critiques pour l’entreprise et autorisez le partage de ces contrats avec les parties prenantes impliquées.
Le conseiller juridique fait partie des intervenants qui joueront certainement un rôle dans la situation de force majeure.
Dans notre logiciel de management des contrats, Contractify, il est tout à fait possible de donner un accès temporaire ou permanent à un conseiller juridique externe pour un certain nombre de contrats afin de les faire scanner.
3. Communiquer avec vos fournisseurs
Après l’audit, il est temps de discuter des prochaines étapes avec les parties contractantes et les fournisseurs. Là encore, il sera très important de suivre tous les nouveaux contrats sous forme de communication par e-mail, d’avenants aux contrats existants ou de nouveaux contrats.
Tout cela permet de gagner un temps précieux, de générer des informations fiables et à jour et de contribuer à une plateforme stable pour une croissance future.
Si votre organisation rencontre actuellement certains des problèmes décrits ci-dessus et recherche les prochaines étapes positives, contactez Contractify. Nos experts vous aiguilleront avec de bons conseils, fondés sur leur expérience.
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