La transition drastique vers le télétravail a forcé les PME et les multinationales à faire face à une situation involontaire : comment relever de nouveaux défis tels que la collaboration, la communication et la productivité, le tout à distance ?
Les défis d’un lieu de travail hybride
Pour assurer la continuité organisationnelle, le monde des affaires a dû faire la transition vers un lieu de travail hybride. Cette nouvelle approche permet aux travailleurs d’effectuer une partie de leurs tâches au bureau, le reste à domicile. On assiste actuellement à l’implémentation d’un environnement de travail plus flexible, mieux adapté au style de vie des collaborateurs.
Après tous les confinements, nous nous attendions à continuer le télétravail. Au moins quelques jours par semaine ! D’abord, car nous avons vu que c’était possible. Ensuite, parce que les bienfaits se sont fait ressentir. Les entreprises sont à présent confrontées à plusieurs défis majeurs. Le lieu de travail hybride n’est plus une solution à court terme : il est là pour durer.
Les avantages sont, en effet, évidents : plus grande flexibilité, meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et réduction des émissions de CO2 en raison de la diminution du trafic routier. D’un autre côté, cette nouvelle approche pose de nouvelles questions. L’isolement, par exemple, a un triple impact sur l’état d’esprit du collaborateur sur le niveau de collaboration et sur la communication interne.
La question la plus urgente concerne peut-être les infrastructures. Comme de nombreuses personnes travaillent à domicile, l’espace de bureau disponible s’élargit. Seuls les esprits créatifs et architecturaux savent quoi faire de cet espace. Mais l’infrastructure comprend aussi l’accès aux données et à la technologie. Les personnes qui travaillent à domicile utilisent souvent une installation technologique de moindre qualité. Ils n’ont tout simplement pas le même accès facile aux informations importantes. Comment résoudre ce problème ?
Passez au cloud
Internet s’est invité dans pratiquement tous les foyers. Il est devenu une partie intégrante des nécessités de base de l’existence humaine. Et pour ceux qui ne peuvent pas accéder à Internet aussi facilement, l’employeur peut fournir une connexion Internet à domicile sans faire de frais importants. Il ne vous en faut pas plus pour travailler dans le cloud.
Les données sont essentielles, au XXIe siècle. Il n’est plus intéressant pour les organisations de sauvegarder toutes les informations, les programmes et les systèmes sur leurs propres serveurs informatiques. Les coûts de mise en œuvre et de maintenance sont trop élevés. Grâce à une solution cloud, vous avez accès à une grande quantité de données — y compris vos contrats — via une connexion en ligne sécurisée.
Management des contrats dans le cloud
Pour la plupart des entreprises, l’expérience client est essentielle. Cette expérience commence en interne. En optimisant les processus et en mettant l’accent sur l’efficacité, la collaboration avec les parties prenantes devient beaucoup plus simple. De cette façon, vous créez de la valeur pour vous-même et pour vos partenaires.
La gestion des contrats dans le cloud offre plus de flexibilité. Toutes les informations sont accessibles dans un endroit centralisé, aussi bien à domicile qu’au bureau. Il vous suffit d’Internet pour assurer le suivi des contrats. Le cloud est toujours en ligne. Cette flexibilité réduit le risque de perdre des contrats et les documents associés dans une boîte aux lettres ou dans une structure moins efficace. Des filtres permettent, en outre, de retrouver le bon contrat beaucoup plus rapidement... Un peu comme vous feriez n’importe quelle recherche sur Google.
Le management des contrats dans le cloud est incroyablement sécurisé. Le risque de perdre un contrat est minimisé, car vos contrats sont sauvegardés en toute sécurité. Voyez-y une amélioration notable par rapport à la conservation physique des documents. En outre, les informations sensibles peuvent être protégées par des droits de lecture, afin que seules les personnes responsables puissent accéder au contrat.
La gestion des contrats implique généralement plusieurs personnes et départements. Le service juridique, les finances, l’approvisionnement, les achats, etc. s’occupent tous des contrats. Les solutions cloud rendent la collaboration en ligne et les flux de contrats évidents, ce qui implique que les bonnes personnes soient impliquées dans le processus au bon moment. De nombreuses organisations souhaitent que leurs contrats soient gérés par les personnes les plus proches de l’activité concernée. Permettre une gestion décentralisée dans un environnement centralisé ? Voilà l’essentiel.
Enfin, la facilité d’utilisation joue un rôle clé dans la gestion des contrats dans le cloud. Un outil comme Contractify est conçu de manière à simplifier au maximum la gestion des contrats. Vous obtenez un aperçu clair des contrats en cours et des tâches associées. En automatisant le processus, vous gardez aussi le contrôle de la charge de travail. Vous consacrez moins de temps et d’énergie à la création et au suivi de vos contrats.
Conclusion
En mettant l’accent sur la flexibilité, la sécurité, la collaboration et la facilité d’utilisation, le management des contrats dans le cloud apporte la réponse idéale aux défis du lieu de travail hybride. Les personnes qui préfèrent travailler à domicile ne sont pas freinées et ont facilement accès aux informations nécessaires, tout comme leurs collègues au bureau. Travailler dans le cloud rend votre organisation plus agile et améliore la performance globale.
Comment faciliter votre travail à distance?
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