De nos jours, la numérisation est devenue un indispensable pour la croissance d’une entreprise. Bon nombre d’entreprises conservent pourtant les versions papier de leurs contrats, réparties dans tout le bâtiment. Cela entraîne un manque de connaissances et de compréhension en matière de contrats. La plupart des entreprises commencent heureusement à réaliser les avantages qu’offre l’implémentation d’un management des contrats.
1. Économisez de l’argent grâce au management de vos contrats
Le suivi de vos contrats sur une plateforme numérique centralisée vous permet de ne manquer aucune information importante et de garder une vue d’ensemble claire.
Les contrats sont, par exemple, souvent reconduits automatiquement. Pratique, dans la plupart des cas ! Mais cela peut aussi s’avérer très coûteux si cela se produit sans que vous le sachiez ou que vous le vouliez. Il en va de même, chaque année, pour l’indexation en temps voulu de vos contrats de vente. Les deux situations peuvent facilement être améliorées en utilisant un système de management des contrats qui vous avertit lorsqu’une étape importante approche.
2. Gagnez du temps et de l’espace avec le management des contrats en ligne
Chaque entreprise traite des contrats. Elles sont pourtant encore tellement nombreuses à conserver tous leurs contrats soit dans leur boîte mail personnelle, soit dans des classeurs physiques, dans une pièce distincte. Trouver le contrat dont vous avez besoin peut alors prendre une éternité.
Le management de vos contrats dans un outil en ligne vous fait gagner beaucoup d’espace. Votre ordinateur ou votre appareil mobile est le seul endroit où rechercher un contrat. La fonction de recherche approfondie réduit également le temps que vous passez à rechercher la bonne information dans le bon contrat. Il vous suffit de quelques clics au lieu de passer des heures à parcourir manuellement des documents physiques ou des dossiers sur votre ordinateur.
Dédier des pièces entières ou des parties du bureau à la tenue des contrats, c’est maintenant dépassé. Imaginez ce que vous pourriez faire de tout cet espace supplémentaire ! En conservant toujours vos contrats physiquement, vous les exposez également à certains risques. Vos contrats peuvent être endommagés ou être accessibles à des personnes non autorisées. Le management des contrats vous aide à éliminer ces risques.
3. Efficacité
Imaginez que toutes les informations dont vous avez besoin sur un contrat soient disponibles en permanence, à tout moment et n’importe où. Durée des contrats, accords, possibilités de reconduction…
Il n’est pas rare que les différents départements au sein d’une entreprise travaillent aujourd’hui ensemble. Le management des contrats permet à n’importe quel service d’accéder facilement aux informations dont il a besoin. C’est particulièrement pratique dans des moments comme ceux-ci, où le télétravail devient de plus en plus courant.
4. Surveillance
La surveillance étroite de vos contrats est cruciale lorsque vous traitez avec des fournisseurs. Il arrive encore trop souvent qu’un contrat disparaisse dans un tiroir après sa signature. Les prix, par exemple, peuvent facilement fluctuer et devenir plus élevés que ceux initialement convenus.
La possibilité de vérifier régulièrement les conditions contractuelles vous place dans une position de négociation plus favorable, selon Owe du cabinet d’avocats Halvorsen & Co.
5. Un management efficace des contrats grâce à la signature électronique
La signature numérique de vos contrats est une partie importante du management moderne des contrats. Cette technologie est aussi sécurisée et authentique qu’une signature physique, mais offre beaucoup plus de confort. La signature électronique vous fait également gagner du temps et de l’argent, car vous n’avez plus à vérifier deux ou trois fois avec un collègue qu’un contrat a bien été signé. La plupart des outils de signature électronique offrent un aperçu clair du statut de signature de chaque contrat, ce qui facilite un suivi proactif. Mais par-dessus tout : la signature électronique est respectueuse de mère Nature, car vous n’avez plus besoin d’imprimer les contrats.
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