In de huidige snel veranderende bedrijfswereld is efficiënt contractbeheer een cruciale factor waarmee organisaties hun werking kunnen stroomlijnen, risico's kunnen beperken en hun winst kunnen maximaliseren. Of je nu een KMO of een grote multinational bent, het belang van contractbeheer begrijpen en weten hoe je door het proces moet navigeren kan een belangrijk verschil maken in het behalen van succes.
In dit artikel leer je de basis van contractmanagement. Van het definiëren van contractbeheer en de voordelen ervan tot het belichten van de belangrijkste stappen en best practices, we voorzien je van de kennis en hulpmiddelen om van start te gaan of je contractuele processen te optimaliseren.
Wil je weten hoe ver je al staat op weg naar een optimaal contractproces? Doe hieronder meteen de test 👇
Contracten vormen de basis voor elke zakelijke overeenkomst, bepalen de relaties tussen partijen, specificeren de te leveren prestaties en zorgen voor naleving van de wet. Het effectief beheren van contracten is om verschillende redenen van vitaal belang:
Elk bedrijf heeft baat bij contractmanagement, maar dit brengt wel wat uitdagingen met zich mee. We illustreren dit aan de hand van enkele cijfers:
Gelukkig kunnen deze uitdagingen aangegaan worden en uit de weggeruimd worden door een geoptimaliseerd en gestroomlijnd contractmanagementproces. Een eerst stap hierin is het in kaart brengen van je huidige proces en gaan kijken waar er kan geoptimaliseerd worden.
Stap voor stap naar optimaal contractbeheer
In de eerste fases van contractcreatie tot en met de ondertekening van contracten zien we dat je vooral winst kan halen uit het efficiënter maken van je contractproces. Hier ligt de focus dus op tijdsbesparing enerzijds, en het sneller kunnend doorlopen van processen anderzijds. Denk maar aan het sneller opstarten van projecten en tijdig uitsturen van je facturen omdat je contract sneller getekend geraakt is.
Eens het contract getekend is, zien we dat er in de opvolging van het contract vooral financiële winst gerealiseerd kan worden. De waarde van een contract wordt immers vaak niet (volledig) gerealiseerd of, nog erger, een contract wordt niet tijdig opgezegd en zorgt voor onnodige kosten en risico’s.
Enkele voorbeelden:
Voorbereiding is het halve werk
Vooraleer je aan de praktijk begint, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen voor ogen te hebben voor je contractmanagementproces. Begin met het identificeren van de specifieke doelen en vereisten van je organisatie. Denk aan factoren zoals risicobeperking, naleving, schaalbaarheid en kosteneffectiviteit. Door je doelstellingen duidelijk te omschrijven, kun je je contractmanagementstrategie daarop afstemmen.
Zorg vooraf ook zeker dat je een inventarisatie hebt van al je contracten en bijhorende documenten. Bedrijven onderschatten vaak hoeveel contracten er in omloop zijn binnen het bedrijf. Je kan deze checklist gebruiken om alle contracten te verzamelen en geen contracten over het hoofd te zien.
Stappen naar een beter proces
Technologie & contract management
Zodra je duidelijke doelstellingen hebt en het voorbereidend werk is gebeurd, is het tijd om op zoek te gaan naar de juiste tool(s) die je optimaal contractproces faciliteren. Met gespecialiseerde contractmanagement software kan je verschillende aspecten van het proces automatiseren en te stroomlijnen. Deze tools bevatten functies om één of meerdere onderdelen van de contract lifecycle te optimaliseren.
Interesse? Probeer het nu!
Plan een gesprek in met onze experts: zij helpen jou om een persoonlijke contractmanagement strategie uit te denken. 100% op maat van jouw organisatie!