Digitalisering is onontbeerlijk om als bedrijf te groeien in de huidige wereld. Toch zijn er genoeg bedrijven die hun contracten fysiek en verspreid over de organisatie bewaren. Dit zorgt voor onwetendheid en een gebrek aan begrip als het gaat om contracten. Gelukkig beginnen de meeste organisaties de voordelen van contractbeheer in te zien.
1 Door uw contracten te beheren bespaart u geld
Het opvolgen van uw contracten op een gecentraliseerd digitaal platform zorgt ervoor dat u geen belangrijke informatie over het hoofd ziet en dat u een duidelijk overzicht behoudt.
Contracten worden bijvoorbeeld vaak automatisch verlengd. In de meeste gevallen is dat handig, maar het kan ook heel duur uitpakken als het gebeurt zonder dat u het weet of wilt. Hetzelfde geldt voor het op tijd indexeren van uw verkoopcontracten, elk jaar opnieuw. Beide situaties kunnen gemakkelijk worden verbeterd door een contractbeheersysteem te gebruiken dat u waarschuwt wanneer een belangrijke mijlpaal nadert.
2 Online contractbeheer bespaart tijd en ruimte
Elk bedrijf heeft te maken met contracten. Toch bewaren nog zovelen al hun contracten in hun persoonlijke mailbox of in fysieke dozen in een aparte kamer. Op die manier kan het een eeuwigheid duren voor u het exacte contract vindt dat u zoekt.
Door uw contracten in een online tool te beheren, bespaart u heel wat ruimte. De enige plaats waar u ooit naar een contract hoeft te zoeken, is op uw computer of mobiele apparaat. Met een grondige zoekfunctie bent u ook minder tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste informatie in het juiste contract. Een uur lang handmatig door fysieke documenten of mappen op uw computer gaan, is met een paar klikken geautomatiseerd.
Het is niet meer van deze tijd om hele kamers of delen van het kantoor te reserveren voor het bewaren van contracten. Stel je eens voor wat je met al die extra ruimte zou kunnen doen. Als u uw contracten nog steeds fysiek bewaart, loopt u ook bepaalde risico's. Uw contracten kunnen beschadigd raken of ze kunnen toegankelijk worden voor onbevoegden. Contractbeheer helpt u deze risico's te elimineren.
3 Efficiëntie
Stel u voor dat alle informatie die u moet weten over een contract constant beschikbaar is, altijd en overal. Contractduur, overeenkomsten, verlengingsmogelijkheden...
Vandaag de dag is het geen uitzondering dat verschillende afdelingen binnen de organisatie samenwerken. Dankzij contractbeheer kan elke afdeling gemakkelijk toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Dit is vooral handig in tijden als deze, waarin thuiswerken steeds meer voorkomt.
4 Controle
Een nauwgezette opvolging van uw contracten is van cruciaal belang wanneer u met leveranciers werkt. Het gebeurt nog veel te vaak dat een contract na het sluiten van de deal in een la verdwijnt. Prijzen, bijvoorbeeld, kunnen gemakkelijk schommelen en hoger worden dan aanvankelijk overeengekomen.
De mogelijkheid om regelmatig te controleren of de voorwaarden die u bent overeengekomen worden nageleefd, plaatst u in een sterkere onderhandelingspositie.
5 Elektronisch ondertekenen als onderdeel van efficiënt contractbeheer
Een belangrijk onderdeel van het hedendaagse contractbeheer is het digitaal ondertekenen van uw contracten. Dit is net zo veilig en authentiek als een fysieke handtekening, maar biedt aanzienlijk meer comfort. Bovendien bespaart e-signing u tijd en geld omdat u niet meer dubbel of driedubbel bij een collega hoeft na te gaan of een contract ondertekend is. De meeste e-signing tools bieden een duidelijk overzicht van de ondertekeningsstatus van elk contract, wat een proactieve follow-up vergemakkelijkt. En last but not least: e-signing is vriendelijk voor moeder natuur omdat u contracten niet meer hoeft af te drukken.
De voordelen van contractmanagementsoftware volgens Steven Debrauwere (CEO, Contractify)
Geïnteresseerd in nog meer interessante insights? Bekijk hier het volledige panelgesprek.
Hoe kan jouw organisatie vlot starten met contractbeheer?
Plan een gesprek in met onze experts: zij helpen jou om een persoonlijke contractmanagement strategie uit te denken. 100% op maat van jouw organisatie! Of ga meteen zelf aan de slag met een gratis proefversie.
