Top 5: les meilleures pratiques pour ne jamais manquer un préavis

Chaque contrat a ses propres conditions en matière d’annulation. Une modalité est pourtant souvent négligée : la période de préavis. Que vous ne soyez pas satisfait du produit ou des services rendus par une entreprise ou que les services ne correspondent plus aux besoins de la vôtre, vous ne voulez pas être contraint à renouveler un contrat au moment de le résilier. Et pourquoi ? Tout simplement parce que vous n’avez pas donné votre préavis à temps. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les meilleures pratiques pour vous ne manquiez plus jamais une période de préavis.  

1. Marquer le 30 juin et le 30 septembre comme dates importantes

Un contrat basé sur une année civile signifie qu’il s’étend sur une période de douze mois consécutifs, qui commence en janvier et qui se termine en décembre. Les grands contrats avec un engagement élevé — comme un secrétariat social, un fonds de sécurité sociale et des assurances — sont généralement basés sur ce modèle. En raison du niveau élevé d’engagement, un délai de préavis de trois mois (minimum) à six mois (maximum) à est tout à fait normal.

Comme la date de résiliation de ces contrats basés sur le calendrier est toujours le 1^er janvier, il est facile de calculer trois et six mois en arrière. N’oubliez pas de définir un rappel annuel automatisé en début du mois de juin et de septembre (dans un logiciel de rappel de contrat idéalement) qui vous rappellera que le délai possible pour donner votre préavis se termine bientôt. 

2. Trier les contrats par dates de résiliation

Dans la terminologie contractuelle, la date de résiliation est généralement définie comme la date à laquelle l’une des parties met fin au contrat. Cette date de résiliation est bien évidemment essentielle au management de votre contrat. Pour constituer un aperçu efficace de tous les délais de préavis, triez vos contrats en fonction de leur date de résiliation et assurez-vous de lire les conditions générales pour vérifier si un délai de préavis est d’application.

Bien plus simple que de garder un œil sur vos nombreux contrats tout en effectuant vos tâches quotidiennes. Un logiciel de rappel de contrat, comme Contractify, vous donne heureusement un aperçu clair en triant automatiquement les contrats à la date de résiliation d’un simple clic sur un bouton. 

• Appliquez le filtre « date de résiliation » à votre collection de contrats ; 
• Définissez un rappel automatique qui vous enverra une notification push avant la fin de la période de préavis d’un contrat.

Vous économisez ainsi du temps, de la frustration et, en fin de compte, de l’argent, car les contrats seront prolongés uniquement par choix et non par manquement du délai de préavis. 

3. Lisez et enregistrez les petits caractères 

De nombreux contrats contiennent des clauses qui permettent aux parties de résilier le contrat plus tôt que prévu. Ces clauses contiennent les conditions générales exactes dans lesquelles la résiliation anticipée peut s’effectuer. Les parties conviennent généralement que l’avis doit être fourni sous une certaine forme et à un moment précis.

Lorsque ce type de conditions spéciales s’applique, assurez-vous qu’elles ne seront pas perdues ou oubliées dans les petits caractères. Si vous utilisez, par exemple, un système de management des contrats, vous pouvez ajouter ces conditions en note annexe dans les métadonnées du contrat. Toutes les parties liées seront ainsi tenues informées des conditions particulières et pourront agir en conséquence le cas échéant.

4. Filtrer le nom de la contrepartie 

En tant que grande entreprise, il est probable que vous collaboriez avec des prestataires de services, comme ;  

• le secrétariat socia ; 
• les fonds de sécurité social ; 
• le service externe de prévention. 

Il s’agit généralement de collaborations à long terme qui incluent plusieurs contrats. Les détails exacts contenus dans les contrats peuvent donc parfois passer au second plan. 

Pour obtenir un aperçu des accords et des délais de préavis associés, il suffit de filtrer le nom de la contrepartie dans un logiciel de management des contrats comme Contractify, pour obtenir une liste de tous les contrats qui doivent être évalués avant le renouvellement. N’oubliez pas que ces contrats sont très probablement basés sur une année civile. En effectuant cette action avant juin et septembre, vous pouvez être sûr que vous ne manquerez pas la période de préavis.

5. Automatisez le processus avec un logiciel de management des contrats

Si vous pouvez garantir un contrôle permanent sur toutes les données de vos contrats — comme la connaissance du délai de préavis — cela entraînera naturellement moins de prolongations de contrat non désirées, tout en faisant économiser de l’argent et de la frustration à votre entreprise. 

Pour aborder ce travail avec simplicité et efficacité, acceptez l’aide d’un logiciel de management des contrats spécialisé dans la facilitation de ce type de tâches typiques d’administration de contrats. Avec un logiciel de gestion automatisée des contrats, vous recevrez des rappels automatiques, ce qui vous permet de programmer et d’effectuer les tâches de suivi nécessaires au moment opportun.

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