Gérer correctement un portefeuille de contrats est un vrai défi, surtout pour une entreprise en croissance. Le nombre de contrats augmente, mais la politique à leur égard reste identique. En tant qu’ancien directeur financier, notre CEO Steven Debrauwere voyait les entreprises suivre les contrats avec des outils comme Excel et les courriers électroniques, qui sont extrêmement limités en termes d’accès et de sécurité. Les contrats sont inévitablement renouvelés sans que personne ne puisse renégocier ou mettre fin à l’accord. Dans cet article de blog, nous vous apprendrons comment reprendre facilement le contrôle de vos contrats en automatisant votre processus de renouvellement de contrat.

Pourquoi le management manuel des contrats ne fonctionne pas ? 

Le non-respect des délais de renouvellement des contrats sur une base structurelle entraîne souvent des opportunités manquées ainsi qu’une augmentation des coûts et des risques. Il s’agit souvent du résultat d’un management manuel des contrats. Lorsque les entreprises dépendent de feuilles Excel et de disques partagés, il est très difficile d’atteindre la cohésion, le renforcement et la sécurité pour plusieurs raisons:

1. Le manque de vue d’ensemble
   Les contrats sont envoyés et renvoyés par e-mail. Ils sont donc stockés sur différents ordinateurs, sont dupliqués et existent en différentes versions. Vous pouvez ainsi facilement manquer l’échéance d’un contrat, car le statut du contrat n’est pas clair.
2. Aucune régulation du flux de travail
   
   Avant la signature d’un contrat, plusieurs personnes occupant différents rôles (tels que le conseiller juridique et le directeur financier) doivent le lire attentivement et donner leur approbation. Si les contrats sont dispersés sur des disques partagés et/ou dans des boîtes aux lettres électroniques, il n’y a aucune supervision des tâches effectuées. Il est donc facile de manquer une échéance. 

« Même si votre feuille de calcul Excel est à jour et suit correctement les dates d’expiration, un défi subsiste : retrouver le contrat à temps. »  

Comment automatiser le renouvellement des contrats 

Le management des renouvellements de contrats est traditionnellement un processus non systématique et manuel. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de l’essor, cela peut même s’avérer très chronophage. En automatisant le processus de renouvellement des contrats, vous éliminez les risques d’erreurs, de délais non respectés et des paiements excédentaires coûteux sur le long terme. Mais comment automatiser ce processus sans perdre le contrôle et la vue d’ensemble sur l’état des contrats?

Vous pouvez mettre en place vous-même une stratégie de renouvellement de contrat ou utiliser un logiciel spécialisé dans le rappel des contrats, comme Contractify. 

La stratégie de renouvellement de contrat doit viser à connaître le contenu de vos contrats, à prendre une décision en conséquence et à ne plus jamais manquer une échéance. Commencez par paramétrer:

• Les rappels automatiques: déterminez les dates de fin de vos contrats et fixez un rappel pour les revoir assez longtemps à l’avance. Vous pouvez ainsi décider si vous souhaitez renouveler, renégocier ou même résilier l’accord, plutôt que de vous imposer la décision.
• Les clauses d’exclusion: certains contrats exigent une mise en œuvre avant de pouvoir être modifiés ou résiliés. Par exemple, retourner une pièce de l’équipement ou effectuer un paiement final. Une entreprise se doit d’être prête afin que la résiliation d’un contrat n’entraîne aucun problème.
• Les labels: les contrats se présentent sous différentes formes juridiques. Labellisez donc les contrats en conséquence, afin que vous sachiez si le contrat continue avec les conditions antérieures, si les conditions modifiées sont appliquées après un certain temps ou si des négociations doivent avoir lieu pour le renouvellement.

Il est certain que créer vous-même une stratégie de renouvellement de contrat vous aidera à garder une longueur d’avance sur les échéances à venir. Mais imaginez les avantages que vous offre un tableau de bord automatisé qui vous montre chaque échéance à venir et les tâches associées d’un seul clic sur un bouton. Sachez que cela est parfaitement possible avec un logiciel de rappel des contrats. 

Logiciel spécialisé dans le rappel des contrats  

Passer à une solution de renouvellement des contrats, comme Contractify, qui améliorera l’efficacité et la sécurité tout en réduisant les opportunités perdues et les frustrations. Laissez la technologie se charger des tâches ennuyeuses, ne manquez plus jamais une échéance et:

• n’intégrez que les personnes concernées dans le processus;
• automatisez la collecte et le suivi de vos données;
• gagnez du temps et minimisez l’administration.
  
  

Bien ! Mais vous souhaitez découvrir par vous-même comment fonctionne le système?

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