Het op de juiste manier beheren van alle contracten binnen jouw organisatie kan een echte uitdaging zijn, vooral wanneer het bedrijf groeit. Het aantal contracten neemt toe, maar het beleid beweegt niet mee. Veel organisaties werken nog steeds met verschillende tools, zoals Excel en e-mails om de contracten te beheren en op te volgen. Deze tools zijn uiterst beperkt in toegang en beveiliging, waardoor contracten (te) vaak onvrijwillig verlengd of beëindigd worden. met alle gevolgen van dien. Als je grip en controle wilt hebben op lopende, financiële zaken, dan is goed contractbeheer essentieel. In deze blogpost vertellen we je hoe je terug grip krijgt op je contracten en nooit nog een contractdeadline mist.

De risico’s van handmatig contract management 

Contracten handmatig beheren brengt risico’s en uitdagingen met zich mee die in 30% van alle gevallen leiden tot gemiste kansen en hogere kosten. Denk maar aan een energiecontract dat niet tijdig geëvalueerd wordt en zomaar automatische vernieuwt bij dezelfde, dure leverancier. Wanneer organisaties voor het beheer van contracten afhankelijk zijn van Excel sheets en gedeelde schijven, is het bereiken van consistentie, consolidatie en veiligheid om verschillende redenen erg moeilijk:   

• Gebrek aan overzicht

  Voordat een contract definitief is verklaard, wordt deze vaak veelvuldig heen en weer gestuurd. Met als risico dat het contract op verschillende computers staat opgeslagen en het lastig te achterhalen is wat de meest actuele versie is. De status van het contract is daardoor onduidelijk en overzicht mist. Dit maakt dat de deadline vaak geruisloos voorbij gaat en onderhandelingen of het doorvoeren van wijzigingen niet meer mogelijk zijn. 

• Geen consistente procedures

  Voordat een contract wordt ondertekend, moeten meerdere mensen in verschillende rollen (zoals legal counsel en CFO) het zorgvuldig lezen en hun goedkeuring geven. Wanneer de contracten verspreid zijn over gedeelde schijven en/of in e-mailboxen, is er geen toezicht op wie zijn taak heeft uitgevoerd, waardoor het gemakkelijk is om een deadline te missen.

"Zelfs als je Excel-spreadsheet up-to-date is en de vervaldata goed staan opgeslagen, sta je nog steeds voor de uitdaging om de meest actuele versie van het contract op tijd terug te vinden.” 

Hoe automatiseer je het opvolgingsproces voor contracten? 

Over het algemeen is het beheren van contract vernieuwingen een onsystematisch en handmatig proces, wat op termijn zeer tijdrovend kan zijn. Hoe kan je dit essentiële proces zo inrichten dat deadlines niet meer vergeten worden en de ruimte voor onderhandelingen en wijzigingen er altijd is? Door het vernieuwingsproces te automatiseren. Daarmee elimineer je de kans op (menselijke) fouten en zorg je voor een gestroomlijnde manier van werken. 

Dit doe je door of intern een geautomatiseerde strategie in te richten, of door gebruik te maken van een contract management systeem, zoals Contractify. 

Contractevaluatiestrategie

Een evaluatiestrategie moet ervoor zorgen dat de verantwoordelijke altijd op de hoogte is van de inhoud van het contract en, op basis van die kennis, een beslissing kan nemen voordat de vernieuwingsdeadline van een contract verstreken is.

Dit doe je door de volgende zaken in te richten:

• Automatische herinneringen:
  Zet de verlengingsdata van alle contracten in een overzicht en maak een automatische reminder aan, geruime tijd voor de deadline. Op deze manier is er genoeg tijd om te beslissen of je de overeenkomst wilt verlengen, herzien of zelfs opzeggen. 

• Opt-out voorwaarden:
  Sommige contracten vereisen een prestatie voordat ze gewijzigd of beëindigd mogen worden. Denk aan het retourneren van apparatuur of het voldoen van een laatste betaling. Als bedrijf moet je geruime tijd voor de deadline deze prestatie kunnen inwilligen, zodat het beëindigen van een contract niet tot problemen leidt.

• Labels:
  Contracten bestaan in veel verschillende, juridische vormen. Label de contracten op basis van hun juridische vorm, zodat het voor iedereen duidelijk is wat de afspraken zijn. Daardoor verklein je de kans dat een contract stilzwijgend verlengd wordt, afspraken “ineens” aangepast zijn of verplichte onderhandeling voor verlenging niet heeft plaatsgevonden. 

Kortom, het is goed mogelijk om intern een strategie in te richten, zodat deadlines niet meer overschreden worden. Desondanks is het een tijdrovende activiteit, die veel administratief werk met zich meebrengt. Dit werk kan je makkelijker en efficiënter maken door beroep te doen op een contractbeheer software. In zo'n tool voor opvolging van contracten, heb je bijvoorbeeld een geautomatiseerd dashboard, dat in één overzicht alle naderende deadlines en de bijbehorende taken toont.   

Een gespecialiseerde contract reminder software

De overstap naar een contract reminder software, zoals Contractify, verhoogt de efficiëntie, voorkomt gemiste kansen en vermindert frustraties. Waar wacht je nog op? Laat technologie het denkwerk doen en 

• Mis nooit meer een deadline;

• Betrek altijd alleen de juiste mensen in het proces; 

• Automatiseer het verzamelen en traceren van gegevens; 

• Bespaar tijd en minimaliseer administratief werk.

Wil je zien hoe contractbeheersoftware jouw werk kan vereenvoudigen? 

Start vandaag nog met jouw gratis proefperiode van 14 dagen of plan een demo in om de contract reminder software aan het werk te zien met jouw documenten.