Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont décidé de numériser leurs documents et les flux de travail associés en passant par des services basés sur le cloud comme Sharepoint et Google Drive. Le logiciel de management des contrats (CMS) étant également utilisé comme stockage de gestion de données numériques (DMS), une question se pose souvent : devez-vous faire un choix entre l’utilisation de l’un ou l’autre ? Dans cet article, nous examinerons plus en détail les différences entre les deux, et nous découvrirons la raison pour laquelle les solutions basées sur le cloud et le management des contrats ne s’excluent pas. Au contraire : elles se renforcent mutuellement.
Il est vrai qu’il existe des similitudes entre les systèmes de gestion des documents et des contrats. Ils servent pourtant tous deux à des objectifs bien distincts. Afin de décider si c’est en travaillant avec un DMS et/ou un CMS qui apportera le plus de valeur à votre entreprise, vous devez d’abord découvrir quelles sont les forces et les faiblesses des deux systèmes.
Nous avons donc créé une matrice reprenant les exigences les plus courantes de nos clients en matière de stockage centralisé des documents afin de découvrir quel système vous convient le mieux:
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Objectif |
DMS |
CMS |
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Travailler simultanément sur un document |
+ + |
+ |
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Accès numérique aux documents importants |
+ + |
+ + |
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Gestion des droits d’administration |
+ |
+ + |
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Respect de la confidentialité et de la sécurité |
+ |
++ |
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Approbations et suivi des obligations automatisés |
- |
+ + |
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Modèles de contrat |
+ |
+ + |
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Stockage en ligne de documents généraux (Excel et Word) |
++ |
+ |
Même si ces deux systèmes présentent des similitudes, leurs objectifs sont différents. Nous vous conseillons d’utiliser un système développé spécifiquement pour l’objectif que vous souhaitez atteindre.
Les systèmes de management des documents basés sur le cloud — comme Google Drive et Sharepoint — favorisent la collaboration numérique au sein des équipes. Les documents sont :
Ces systèmes de management des documents sont donc fréquemment utilisés pour les documents du quotidien, tels que les blogs, les calendriers et les plans stratégiques.
Un système de management des contrats offre également la possibilité de travailler ensemble sur un même document. Les droits des utilisateurs sont pourtant plus stricts et se concentrent sur l’exécution de tâches spécifiques à la fluidification du flux de travail. Lorsque l’on travaille sur un même document (important), un système de management des contrats facilite et assure :
En utilisant un outil avancé de management des contrats, tel que Contractify, la quantité de tâches administratives et la marge d’erreurs humaines sont fortement réduites.
Cela nous amène à un objectif qui a pris de l’importance grâce au télétravail : assurer la confidentialité et la sécurité des documents importants. Les systèmes de management des documents sont dotés :
Des fonctions parfaites pour les documents du quotidien qui nécessitent une collaboration (numérique) comme les blogs, les articles et les calendriers. Les contrats contiennent cependant généralement des détails très personnels et/ou des informations confidentielles concernant l’entreprise. Ces informations ne doivent donc pas être modifiées par la mauvaise personne ou se retrouver par accident sur un ordinateur personnel.
Pour éviter cet écueil, nous vous recommandons fortement d’organiser ces documents sensibles au sein d’un système de management des contrats. Ce type de logiciel est conçu pour garantir la sécurité et la confidentialité.
Mais comment garantir la sécurité des données dans vos contrats ? En vous assurant que la bonne personne (et cette bonne personne seulement) est impliquée au bon moment. Dans notre logiciel de gestion des contrats Contractify, nous pouvons garantir la sécurité des données personnelles grâce à nos options étendues de restriction des utilisateurs et au suivi intégré des approbations et des obligations.
Il est essentiel que vous puissiez donner ou bloquer l’accès aux documents. Les droits d’administration stricts ne doivent pas pour autant devenir un fardeau. Avec Contractify, vous avez la possibilité de modifier les droits d’administrateur et vous disposez également d’un accès « en masse » basé sur la position, le service et le rôle. Une option particulièrement pertinente pour les grandes multinationales à la structure décentralisée. Le responsable opérationnel des Pays-Bas peut, par exemple, avoir accès à tous les documents néerlandais concernés en un seul clic.
Les flux d’approbation peuvent également être adaptés en fonction des spécificités du contrat. Le directeur financier doit être le premier à donner son approbation ? Il est alors le seul à y avoir accès jusqu’à son approbation. Le respect de la vie privée et la confidentialité sont ainsi garantis au cours des différentes étapes d’un contrat. Le système respecte, en outre, les obligations. Par exemple, une fois qu’un contrat arrive à son terme et qu’il doit être revu, la personne responsable reçoit une notification pour agir en temps voulu. Le système vérifie si la personne a agi conformément à cette obligation, ce qui donne un aperçu clair de l’état actuel de chaque contrat (tâche).
Vous évitez ainsi:
Si personne n’a répondu à l’approche de la date limite fatidique, un logiciel performant de gestion des contrats lancera un processus d’escalade. Il envoie des e-mails automatiques pour rappeler à la personne qu’une action est requise. Si la tâche est toujours ouverte après un certain temps, les membres de l’équipe en seront également avertis. Vous éviterez ainsi que des actions contractuelles ne soient manquées au cas où un collaborateur quitte l’entreprise de manière inattendue, par exemple. Il ne sera donc pas nécessaire de harceler les collègues avec un nombre incalculable de notifications ! Grâce à l’approbation intégrée et au suivi des obligations, vous n’avez ainsi plus à vous soucier du bon suivi des contrats lorsque vous utilisez un système de management des contrats.
Vous pourriez penser qu’un système de management des contrats facilite uniquement le stockage des contrats. Tous les documents liés aux contrats y sont pourtant rangés. Notamment les notes de la réunion où vous avez discuté du contrat ou les fiches financières qui appuient son contenu. Vous pouvez même télécharger des documents Excel ou Word, à condition d’être liés aux contrats. Les systèmes de management des documents tels que Sharepoint et Google Drive sont conçus pour un usage général. Les entreprises mettent en place une structure de fichiers basée sur les départements et les équipes, dans laquelle vous pouvez retrouver tous les documents connexes.
Dans un système de management des documents, tous les collaborateurs de l’entreprise sont généralement en mesure de créer de nouveaux fichiers. Il est de toute évidence trop compliqué de réglementer cela. En donnant la liberté de créer des structures de fichiers, vous risquez de perdre des documents importants (ou certaines versions). Un réel danger étant donné que des documents importants, comme des contrats, peuvent disparaître. Un système de management des contrats vous garantit donc une vue d’ensemble en autorisant uniquement les personnes spécifiques à créer de nouveaux fichiers et en assurant une structure qui ne va pas plus loin que deux niveaux.
En résumé : il faut que le(s) système(s) sélectionné(s) réponde (nt) aux besoins uniques de votre entreprise. Au moment de choisir le(s) système(s) le(s) plus adapté(s), gardez à l’esprit que les systèmes de gestion des documents et les systèmes de management des contrats ne s’excluent pas. Au contraire, ils se renforcent mutuellement ! En utilisant les deux outils à leur plus haut potentiel (et chacun pour le bon type de document), vous assurez et facilitez une collaboration fluide et accessible, sans compromettre la sécurité et l’efficacité. Un objectif que toutes les entreprises devraient viser !
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