Auteur:  Andre Oentoro,  oprichter van Breadnbeyond

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven hun doelstellingen niet op tijd of helemaal niet halen, is te wijten aan ineffectief contractbeheer. Dit betekent dat miscommunicatie of onoplettendheid ergens heeft geleid tot een communicatiestoornis tussen de betrokken partijen. Dit artikel helpt je te begrijpen waarom je effectief contractbeheer nodig hebt, wat de voordelen ervan zijn en hoe het je kan helpen vandaag.

Wat is contractbeheer en waarom is het belangrijk?

Contracten zijn een cruciaal element in elke relatie tussen twee of meer partijen waartussen afspraken worden gemaakt. Ze worden gebruikt om bedrijfsdoelstellingen te vergemakkelijken, risico's te beheren en een vlotte en efficiënte levering van projecten of diensten mogelijk te maken. Tevens houden ze alle betrokken partijen verantwoordelijk voor de afspraken die in een contract werden vastgelegd. Contractbeheer is een essentieel bedrijfsproces dat zorgt voor de juiste uitvoering van die contracten in alle fasen van hun levenscyclus: van creatie tot opvolging en hernieuwing.

Zo zijn alle stakeholders zich bewust zijn van de aard en waarde van hun relatie, maar ook van hun verantwoordelijkheden en mogelijke risico's die ermee gepaard gaan. Contractbeheer maakt het mogelijk om te voldoen aan wettelijke vereisten, vermindert het risico op geschillen en ondersteunt het behalen van bedrijfsdoelstellingen.

Voordelen van doeltreffend contractbeheer

Contractbeheer heeft veel voordelen, zowel voor het bedrijf als voor de leverancier. Hieronder bekijken we enkele belangrijke voordelen van een doeltreffend contractbeheerproces:

1) Betere klantenservice

Als een bedrijf zich houdt aan de voorwaarden van het contract, voldoet het aan de verwachtingen van zijn klanten. Dit is cruciaal voor het opbouwen van klanttevredenheid en klantenbinding. Vergeet niet dat aan het eind van de dag tevreden klanten leiden tot een langere levensduur van het bedrijf.

2) Effectief risicobeheer

Als een contract goed wordt beheerd, helpt het om de bijbehorende risico's te beperken. Contractbeheer geeft je inzicht in de aard van de relatie, het niveau van de verwachte resultaten en de verplichtingen van beide partijen.

Dit helpt onzekerheid en risico's tijdens de hele levenscyclus van het contract te verminderen. Je kunt ook kiezen voor trainingsvideo's om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten.

3) Verbeterde financiële gezondheid

Financiële gezondheid is een cruciaal element in elke bedrijfsvoering. Als een bedrijf over de juiste contracten beschikt, weet het welke kosten het kan verwachten. Dit helpt om financiële risico's te beperken en stelt het bedrijf in staat om zijn inkomsten nauwkeuriger te voorspellen. Tegelijkertijd geeft het de organisatie de mogelijkheid om vermijdbare kosten te voorkomen (bijvoorbeeld door tijdig een contract op te zeggen of te verlengen, overlappingen in leveranciers te spotten, enzovoort), of er zeker van te zijn geen inkomsten mist e lopen (bijvoorbeeld door tijdig een indexatie die afgesproken was door te voeren). 

4) Vlotte werking

Een goed beheerd contract helpt bij het stroomlijnen van activiteiten door onnodig papierwerk te vermijden. Dit maakt het voor organisaties gemakkelijker om nooit een contractdeadline te missen. Daarnaast kunnen hierdoor ook schalen en wendbaar blijven - belangrijke factoren om relevant te blijven in een snelle markt.

5) Betere naleving van contracten

Contractbeheer zorgt ervoor dat de voorwaarden van het contract door alle partijen beter worden opgevuld, en dus ook worden nageleefd. Dit helpt het risico van niet-naleving te verminderen, wat een aanzienlijke impact kan hebben op het bedrijf.

6) Verbeterde bedrijfsreputatie

Een betere reputatie (zowel offline als offline) is wat een bedrijf betrouwbaar maakt en een concurrentievoordeel oplevert.
Als een bedrijf een sterke reputatie heeft wat betreft het naleven van de voorwaarden van zijn contracten, maakt dat het gemakkelijker om nieuwe klanten te winnen en die terugkerende klanten te behouden. Tenslotte verwachten klanten van nieuwe leveranciers dezelfde mate van betrokkenheid die ze van hun huidige leveranciers hebben gekregen.

7) Beter overzicht van contracten

Het beheer van contracten heeft betrekking op het toezicht op en de controle van je contracten. Dit zorgt ervoor dat alle contracten goed gedocumenteerd zijn, de nodige goedkeuring hebben en door alle partijen worden nageleefd. Het goed overzichtelijk houden van contracten is van cruciaal belang voor organisaties die willen blijven voldoen aan de wettelijke vereisten.

Benieuwd hoe jij jouw contractbeheer nog kan optimaliseren? 

Doe de test en krijg een gratis gepersonaliseerd optimalisatieplan om mee aan de slag te gaan ⬇️