Auteur:  Andre Oentoro, oprichter van Breadnbeyond

Een van de belangrijkste redenen waardoor bedrijven hun doelstellingen niet op tijd, of simpelweg niet behalen, is door slecht contractbeheer. Dit betekent dat er ergens onderweg miscommunicatie is opgetreden, of een bepaalde storing heeft geleid tot miscommunicatie tussen beide partijen. Dit artikel zal je helpen begrijpen waarom effectief contractmanagement zo belangrijk is voor bedrijven, zijn voordelen, en hoe het je vandaag kan helpen.

Wat is contractbeheer en waarom is het belangrijk?

Wanneer je met verschillende contracten werkt, is het behouden van veel contactinformatie en alle bijhorende details belangrijk. Zonder een georganiseerd systeem is gegevens verliezen niet alleen makkelijk, maar kunnen ook inefficiënte processen je bedrijfsactiviteiten op een negatieve wijze beïnvloeden.

Contractbeheer is een essentieel proces om te verzekeren dat je contracten juist geïmplementeerd worden door alle fasen van hun levenscyclus. Dit is cruciaal voor bedrijfsactiviteiten omdat het ervoor zorgt dat alle betrokken partijen de aard en waarde weten van de relatie, zowel als wat de mogelijke risico's en verantwoordelijkheden zijn.

Contractmanagement geeft je de mogelijkheid:

• wettelijke vereisten na te leven

• risico verminderen op conflicten 

• ondersteuning om bedrijfsdoelstellingen te bereiken

Voordelen van doeltreffend contractbeheer

Contractbeheer heeft vele voordelen, zowel voor het bedrijf als voor de leverancier. Hieronder bespreken we de belangrijkste voordelen van een doeltreffend contractbeheerproces:

1) Betere klantenservice

Als een bedrijf zich houdt aan de voorwaarden van het contract, houdt het zich ook aan de verwachtingen van de klanten. Dit is belangrijk om een goede tevredenheid en relatie te behouden tussen de klant en het bedrijf. Vergeet niet dat tevreden klanten aan het einde van de dag resulteren in een langere levensduur van het bedrijf.

2) Effectief risicobeheer

Als een contract goed wordt beheerd, beperkt het de bijhorende risico’s. Met contractbeheer kan je de aard van de relatie, het verwachte niveau en de verplichtingen van beide partijen begrijpen. Dit helpt ook onzekerheden en risico’s door de levenscyclus van het contract te verminderen. Trainingsvideo’s zijn ook een mogelijke optie om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.

3) Verbeterde financiële gezondheid

Financiële gezondheid is een cruciaal element in elke bedrijfssetting. Als een bedrijf over de juiste contracten beschikt, weet het welke kosten het kan verwachten. Dit helpt om financiële risico's te beperken en stelt het bedrijf in staat om zijn inkomsten nauwkeuriger te voorspellen. Tegelijkertijd gaat het voorspellen van cash behoeften ook nauwkeuriger waardoor de cashflow gemakkelijker wordt te beheren.

4) Vlotte werking

Goed beheerde contracten zorgen ervoor dat operaties vlotter verlopen door onnodig papierwerk te verwijderen. Dit maakt het voor een bedrijf gemakkelijker om nooit deadlines te missen van contracten. Hiernaast kunnen ze ook flexibel blijven, wat een belangrijke factor is om relevant te blijven in een snel veranderende markt. 

5) Betere naleving van contracten

Contractbeheer zorgt er ook voor dat de voorwaarden van een contract door alle betrokken partijen worden nageleefd. Het helpt risico’s te verminderen op de niet-naleving van een contract, wat een grote impact kan hebben op bedrijven.

6) Verbeterde bedrijfsreputatie

Een betere reputatie (zowel offline als offline) is wat een bedrijf betrouwbaar maakt en een concurrentievoordeel oplevert. Als een bedrijf een sterke reputatie heeft wat betreft het naleven van de voorwaarden van zijn contracten, wordt het eenvoudiger om nieuwe klanten aan te trekken en de bestaande klanten te behouden. Klanten verwachten tenslotte ook hetzelfde niveau van toewijding van een nieuwe leverancier als de huidige die ze hadden ontvangen. 

7) Beter contractbestuur

Contractbestuur verwijst naar het toezicht en controle over je contracten. Het zorgt ervoor dat alle contracten goed bijgehouden worden, de nodige goedkeuring krijgen, en nageleefd worden door alle partijen. Contractbestuur is cruciaal voor bedrijven die willen voldoen aan wettelijke eisen.

Benieuwd hoe jij jouw contractbeheer kan optimaliseren? 

Doe de test en krijg een gratis gepersonaliseerd optimalisatieplan om mee aan de slag te gaan ⬇️