Voor bedrijven die financiële diensten verlenen, vormen contracten de basis van de naleving van de regelgeving. Of het nu gaat om service-level agreements (SLA's) met cloudproviders, leverancierscontracten of interne overeenkomsten, elk document moet voldoen aan de strenge eisen van de Digital Operation Resilience Act (DORA). Dit is waar een krachtige software voor contractbeheer een hulpmiddel van onschatbare waarde wordt.

In deze blogpost wordt uitgelegd wat de DORA-regelgeving is, welke impact het heeft op jouw bedrijf en welke cruciale rol contractbeheersoftware heeft voor de DORA-compliance van jouw bedrijf.

De Digital Operational Resilience Act (DORA) zal de manier veranderen waarop financiële dienstverleners in de EU omgaan met operationele risico's, met name in hun digitale ecosystemen. DORA wordt van kracht op 17 januari 2025. DORA is ingevoerd om de veerkracht tegen cyberbedreigingen te vergroten en consistent toezicht te garanderen, en legt sterk de nadruk op risicobeheer, third party oversight en compliance.

De impact van DORA op financiële instellingen

DORA is van toepassing op banken, verzekeraars, beleggingsmaatschappijen, betalingsdienstaanbieders en andere financiële entiteiten. Het belangrijkste doel van DORA is:

• IT weerbaarheid te waarborgen: Bedrijven moeten operationele en cyberrisico's identificeren en beperken.
  
  
• Toezicht houden op externe leveranciers: Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het monitoren van externe leveranciers, met name kritieke leveranciers zoals cloudserviceproviders.
  
  
• Operationele continuïteit handhaven: Wettelijke vereisten verplichten bedrijven om continuïteitsstrategieën te documenteren en te testen om verstoringen te voorkomen.
  
  
• Aansprakelijkheid versterken: Bedrijven moeten compliance aantonen door middel van gedetailleerde documentatie en periodieke audits.
  

Waarom een contractmanagement software zoals Contractify zo belangrijk is voor DORA compliance

Een traditionele aanpak voor het beheren van contracten is niet langer haalbaar in het DORA-tijdperk. De complexiteit van de wet en de enorme hoeveelheid contracten maken automatisering en centralisatie essentieel. Dit is hoe software voor contractbeheer kan helpen:

1. Centrale opslagplaats voor compliance
Met Contractify kun je al je contracten opslaan, organiseren en categoriseren op één veilige locatie. Dit zorgt ervoor dat kritieke overeenkomsten niet zoekraken en biedt eenvoudige toegang voor audits.

2. Automatische meldingen voor belangrijke deadlines
Compliance van DORA vereist strikte naleving van contractuele termijnen. Geautomatiseerde waarschuwingen in een contractbeheersysteem zorgen ervoor dat je nooit kritieke deadlines mist, zoals SLA-verlengingen of compliance audits.

3. Documentatie voor audits
DORA vereist gedetailleerde rapportage en audit trails. Contractify biedt version tracking en rapportage, zodat je altijd voorbereid bent op controle door de regelgevende instanties.

4. Cross-department samenwerking
Het managen van DORA-compliance vereist vaak input van legal, finance, procurement en IT-teams. Het gebruiksvriendelijke platform van Contractify maakt naadloze samenwerking mogelijk en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de compliancedoelstellingen.

5. Gestroomlijnde goedkeuringsflows voor leveranciersbeslissingen
Het kiezen van nieuwe software of serviceproviders onder DORA vereist nauwgezet onderzoek en samenwerking tussen afdelingen. Met Contractify kun je aangepaste goedkeuringsflows gebruiken waarbij alle relevante stakeholders betrokken zijn: legaal, IT, financiën en inkoop. Dit zorgt ervoor dat elke beslissing wordt doorgelicht op naleving, risico en operationele geschiktheid voordat de contracten worden afgerond. Door deze goedkeuringsworkflows te automatiseren en te volgen, elimineert Contractify bottlenecks, biedt het een duidelijk audit trail en zorgt het ervoor dat er geen kritieke compliance stap over het hoofd wordt gezien tijdens het besluitvormingsproces.

Real-World Success: Business Cases

Case 1: Een middelgrote bank verbetert hun overzicht op leveranciers

Een middelgrote bank die actief is in meerdere EU-landen stond voor uitdagingen bij het monitoren van contracten met externe IT-leveranciers. Deze overeenkomsten bevatten kritieke clausules over gegevensbescherming, uptimegaranties en cyberrisicobeheer.

Met behulp van contractmanagementsoftware centraliseerde de bank alle overeenkomsten met leveranciers, werden risicoanalyses geautomatiseerd en werden automatische waarschuwingen ingezet voor periodieke prestatiebeoordelingen. Dit zorgde niet alleen voor compliance met de DORA-vereisten voor toezicht op derden, maar verbeterde ook de verantwoordelijkheid van de leverancier. Het gestroomlijnde proces bespaarde de bank talloze uren die voorheen werden besteed aan handmatige monitoring en zorgde ervoor dat alle wettelijke deadlines werden gehaald.

Case 2: Een verzekeringskantoor bereidt zich voor op DORA-audits

Een internationale verzekeringsmaatschappij moest aantonen dat ze voldeed aan DORA door gedetailleerde documentatie van haar operationele resilience-strategieën. De uitdaging? Contracten met meer dan 300 leveranciers, variërend van cloudproviders tot lokale serviceagenten, waren opgeslagen in verschillende systemen.

Met een cloudgebaseerde tool voor contractmanagement creëerde het bedrijf een single source of truth voor alle contracten, compleet met tagging en auditlogs. Tijdens een audit op basis van regelgeving konden ze met behulp van uitgebreide filtering gemakkelijk de benodigde contracten en documenten vinden. De auditor was vol lof over hun paraatheid en positioneerde het bedrijf als leider in operationele weerbaarheid.

Compliance schaalbaar maken terwijl de regelgeving evolueert

De EU DORA-regelgeving is slechts één onderdeel van een bredere trend in de richting van strengere controles op operationele en cyberrisico's in de financiële sector. Naarmate de regelgeving verandert, moeten bedrijven flexibel genoeg zijn om zich snel aan te passen. Contractmanagementsoftware zorgt voor schaalbaarheid door aanpasbare workflows en templates te bieden die kunnen worden bijgewerkt wanneer de regelgeving verandert. Deze flexibiliteit helpt u niet alleen om aan de DORA-regelgeving te blijven voldoen, maar bereidt uw organisatie ook voor op toekomstige uitdagingen.

Bovendien vereist DORA van organisaties dat ze regelmatig evaluaties uitvoeren van de risico's van derden. De geavanceerde functies van Contractify voor analyse kunnen potentiële risico's in uw contractenportfolio identificeren en bieden bruikbare inzichten om ze te beperken. Dit stelt bedrijven in staat om van een reactieve aanpak over te stappen op een proactieve compliance-strategie, waardoor ze op lange termijn veerkrachtiger kunnen opereren en hun relaties met zowel toezichthouders als externe leveranciers kunnen verbeteren.

Conclusie

Nu de financiële sector zich schrap zet voor de volledige implementatie van de EU DORA-verordening, is compliance niet alleen een kwestie van hokjes aankruisen, maar ook van het opbouwen van een robuust, verantwoordelijk en veilig operationeel kader. Contracten vormen de kern van deze uitdaging en het efficiënt beheren ervan kan het verschil maken tussen compliance en dure boetes.

Door gebruik te maken van een krachtige contract management tool zoals Contractify, kan uw bedrijf compliance processen automatiseren, risico's verminderen en zich voorbereiden op de eisen van een steeds meer gereguleerd digitaal landschap. Met resultaten uit de praktijk en bewezen expertise zorgt Contractify ervoor dat jouw organisatie niet alleen compliant is, maar ook operationeel wendbaar.      

Meer weten over de EU DORA wetgeving?

Bekijk het webinar samen met de experts van EY Law ⬇️