L'utilisation d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM) est en fait assez similaire à la façon dont les ERP sont utilisés pour soutenir les processus contractuels d'une organisation. Tout comme les ERP, un CRM sert des objectifs distincts dans le cadre des opérations commerciales, ce qui en fait un logiciel plutôt générique. Cependant, pour la signature, la gestion et le suivi des contrats, une approche plus spécialisée de ce type spécifique de documents est nécessaire. Dans ce billet de blog, vous apprendrez quelles sont les différences entre un logiciel CRM et un logiciel de gestion des contrats (CMS) en ce qui concerne le suivi de vos contrats.
1. Deux outils, deux objectifs commerciaux
Les logiciels de gestion des contrats sont spécifiquement conçus pour gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats - de la création et de la négociation à la signature et au renouvellement. Il offre des fonctionnalités conçues pour répondre aux défis et aux exigences uniques d'une gestion efficace des contrats.
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM), quant à eux, se concentrent principalement sur la gestion des relations avec les clients, les processus de vente et les activités de marketing. Bien qu'il puisse inclure des fonctions de base de suivi des contrats, il ne dispose pas des outils spécialisés nécessaires à une gestion complète des contrats.
2. Optimisation des flux de travail
Grâce à des fonctionnalités telles que les flux d'approbation automatisés, les signatures électroniques et le contrôle des versions, les logiciels de gestion des contrats parviennent à rationaliser l'ensemble du cycle de vie des contrats. Cela garantit un processus fluide et organisé, réduisant le risque d'erreurs et de retards.
Les systèmes de gestion de la relation client (CRM) peuvent intégrer des fonctionnalités de base de suivi des contrats, mais ils ne sont pas intrinsèquement équipés pour gérer la complexité des négociations contractuelles, des révisions et du contrôle de la conformité.
3. Gestion complète des documents
Les contrats sont un type de document très complexe. Comme il s'agit des documents les plus importants d'une organisation, il est souhaitable qu'ils soient centralisés dans un coffre-fort sécurisé. Les logiciels de gestion des contrats comprennent généralement un référentiel centralisé qui facilite l'accès, la collaboration et le suivi des modifications apportées aux contrats, tout en offrant des droits de lecture adéquats aux parties prenantes d'un contrat.
Bien entendu, les systèmes de gestion de la relation client permettent de joindre des documents et la plupart d'entre eux disposent d'une certaine forme de contrôle des versions, mais ils n'offrent souvent pas les fonctionnalités nécessaires à une gestion solide des documents, au suivi des versions avec annotations et à des pistes d'audit complètes.
4. Conformité juridique
Les logiciels de gestion de contrats comme Contractify sont construits autour des contrats, plutôt qu'autour des entreprises et des contacts. Il suit le parcours du contrat à travers l'organisation et donne la priorité à la conformité juridique. Grâce à des outils permettant de suivre les étapes clés du contrat, de gérer les obligations et de garantir le respect des exigences réglementaires, la conformité juridique est facilitée.
La conception des systèmes de gestion de la relation client est axée sur les activités de vente et de marketing, et leurs fonctions contractuelles peuvent ne pas répondre aux besoins juridiques et de conformité rigoureux souvent associés à la gestion des contrats.
5. Gestion du renouvellement et de l'expiration :
Ce qui distingue vraiment les logiciels de gestion des contrats des autres technologies, c'est la façon dont ils avertissent automatiquement la bonne personne de toute étape importante du contrat. En fournissant des alertes automatiques de renouvellement et des notifications d'expiration, il contribue à réduire le risque d'oublier des échéances critiques.
Comme les systèmes de gestion de la relation client ne reconnaissent pas les dates importantes des contrats, ils ne disposent pas de fonctions avancées pour une gestion proactive des contrats, ce qui peut entraîner le non-respect des dates de renouvellement ou d'expiration des contrats.
En conclusion, alors que les systèmes de gestion de la relation client excellent dans la gestion des relations avec les clients et des processus de vente, les logiciels de gestion des contrats offrent des fonctions spécialisées essentielles à la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. Ce dernier offre une solution dédiée et complète, adaptée aux subtilités de la gestion des contrats, ce qui en fait le choix privilégié pour la signature, la gestion et le suivi des contrats.
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