La mise en place d'un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peut être un processus gourmand en ressources. Choisir le bon logiciel et le configurer en fonction des besoins exacts de l'organisation peut mobiliser des ressources pendant des mois. Au lieu de construire une maison pour vos contrats, brique par brique, pourquoi ne pas envisager des options prêtes à l'emploi ? 

Au cours des années, les experts de Deloitte Legal ont réussi à rationaliser ou même à contourner le processus de collecte des besoins, d'évaluation des fournisseurs et de construction sur mesure d'une « version pilote » lors de l'introduction d'une nouvelle solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) d'une manière très simple : en introduisant des systèmes CLM pré-packagés, tels que Contractify. L'accessibilité et l'approche rationalisée de la plateforme Contractify vous permettent de célébrer la mise en service d'une solution CLM en seulement 1 à 3 mois après le premier appel de lancement.

Cet article de blog décrit le processus et les avantages d'une implémentation CLM pré-packagée et présente la solution CLM conviviale Contractify, qui est particulièrement adaptée aux petites et moyennes entreprises.

Calendrier de mise en œuvre

Au lieu de procéder à une analyse complète et individuelle du marché et à une sélection des fournisseurs, l'équipe de conseillers expérimentés de Deloitte Legal vous aidera à déterminer si Contractify est susceptible de répondre à vos besoins en matière de CLM au moyen d'un questionnaire initial et d'une session de validation.

Le premier mois est consacré à la conception. Une fois la décision prise, votre organisation bénéficie des modèles de données contractuelles et de droits d'accès préformulés par Deloitte Legal, qui peuvent être adaptés à votre organisation avec des modifications minimales, telles que la désignation des départements et la liste des types de contrats reconnus par le système.

Le deuxième mois sera consacré au déploiement technique. Contractify peut s'appuyer sur votre Microsoft Active Directory pour la signature unique. Si vous le souhaitez, il peut également se connecter à votre système CRM ou ERP existant pour synchroniser les données relatives aux parties contractantes. Dans l'implémentation pré-packagée, Contractify aidera vos utilisateurs avec une fonctionnalité d'approbation ad-hoc polyvalente qui ne nécessite aucun effort de configuration. De plus, le processus d'enregistrement des contrats peut être accéléré en utilisant le module d'apprentissage automatique « Ada ». Ada extrait automatiquement les métadonnées importantes des contrats lors de leur enregistrement. Cela permet à l'utilisateur d'ajouter des contrats à la plateforme plus rapidement, tout en réduisant les erreurs humaines. Deloitte Legal vous fournira un modèle de politique CLM pour documenter l'utilisation de Contractify dans votre organisation. Par exemple, la politique CLM définit quels sont les contrats qui peuvent être stockés dans Contractify et ceux qui ne le peuvent pas. Deloitte Legal fournira également un modèle de document « run concept » qui couvre des sujets tels que les processus d'accueil et d'assistance des utilisateurs ainsi que d'autres aspects essentiels pour maintenir votre système Contractify pertinent et opérationnel sur une base continue.

Le troisième mois est consacré à la mise en service et à l'hypermaintenance. La formation des utilisateurs sera dispensée en anglais, dans le cadre de trois sessions de formation distinctes, et sera accompagnée d'un manuel d'utilisation complet. Les enregistrements des sessions de formation seront mis à votre disposition afin que vous puissiez les réutiliser pour l'intégration des futurs utilisateurs.

Quand la solution Contractify prête à l'emploi vous convient-elle ? Une liste de contrôle pour s'aider soi-même.

Opting for a pre-packaged CLM implementation with Contractify will generally suit your organization if:

• You are a small to medium enterprise with an organizational structure of average complexity;
• You value a quick and cost-efficient implementation;
• You value cost transparency from the outset of the project;
• You are ready to generally adopt the robust, best-practice approval processes and streamlined data models that come with the package;
• You are looking for the core features of a CLM tool (document repository, deadline reminders, approval workflows, esigning) with an option to move into automated contract generation over time;
• You value a CLM system that will easily upgrade to future versions and requires only limited maintenance effort due to the absence of complex customizations.

Your organization will likely not benefit from a pre-packaged implementation if:

• You are a large-scale enterprise with a complex organizational structure;
• You are valuing a made-to-measure approach and a tool that exactly mimics your requirements and current work processes;
• Your organization prefers working with very established software vendors;
• You prioritize the specific benefits from running (and financing) a bespoke implementation project and a closely customized software solution;
• You are looking for a solution that strongly automates the contract creation phase.

Conclusion

Les solutions CLM prêtes à l'emploi offrent une alternative intéressante à un projet de sélection et de mise en œuvre CLM entièrement personnalisé. La solution Contractify offre un ensemble convaincant de fonctionnalités pour les petites et moyennes entreprises et l'approche « préfabriquée » de Deloitte Legal vous donne accès à des conseils de premier ordre à un prix très compétitif. Bien que cette solution ne soit pas destinée à ceux qui souhaitent des solutions personnalisées, sa rapidité et sa simplicité indéniables offrent une alternative de grande valeur.