Het opzetten van een contract lifecycle management (CLM) systeem kan een arbeidsintensief proces zijn. Het kiezen van de juiste software en het configureren ervan volgens de exacte vereisten van de organisatie kan maanden in beslag nemen. In plaats van je contracten steen voor steen op te bouwen, kun je ook kant-en-klare opties overwegen.

Door de jaren heen zijn de experts van Deloitte Legal erin geslaagd om het proces van het verzamelen van eisen, het evalueren van leveranciers en het op maat bouwen van een “pilotversie” bij het introduceren van een nieuwe CLM-oplossing (Contract Lifecycle Management) te stroomlijnen of zelfs te omzeilen op een heel eenvoudige manier: het introduceren van voorverpakte CLM-systemen, zoals Contractify. De gebruiksvriendelijkheid en gestroomlijnde aanpak van Contractify zorgt ervoor dat je up & running bent in slechts 1 tot 3 maanden na het eerste kick-off gesprek.

Deze blogpost schetst het proces en de voordelen van een voorverpakte CLM-implementatie en introduceert de gebruiksvriendelijke CLM-oplossing Contractify, die speciaal geschikt is voor kleine tot middelgrote ondernemingen.

Tijdslijn implementatie

Instead of conducting a comprehensive and individual market analysis and vendor selection, Deloitte Legal’s experienced advisory team will help establish if Contractify is likely to meet your CLM needs with an initial questionnaire and a validation session. In plaats van een uitgebreide en individuele marktanalyse en leveranciersselectie uit te voeren, helpt het ervaren consultingteam van Deloitte Legal met een eerste vragenlijst en een validatiesessie vast te stellen of Contractify kan voldoen aan jouw CLM-behoeften.

De eerste maand staat volledig in het teken van design. Zodra de kick-off beslissing is genomen, profiteert uw organisatie van de vooraf door Deloitte Legal geformuleerde modellen voor contractgegevens en toegangsrechten, die met minimale aanpassingen aan je organisatie kunnen worden bijgesteld, zoals het benoemen van afdelingen en het overeenkomen van de lijst met contracttypen die door het systeem moeten worden herkend.

In de tweede maand ligt de nadruk op de technische implementatie. Contractify kan inloggen op je Microsoft Active Directory voor single-sign on. Indien gewenst kan het ook verbinding maken met je bestaande CRM- of ERP-systeem om gegevens van contractpartijen te synchroniseren. In de kant-en-klare implementatie ondersteunt Contractify je gebruikers met een veelzijdige ad-hoc goedkeuringsfunctionaliteit die geen enkele configuratie-inspanning vereist. Bovendien kan het contractregistratieproces worden versneld door gebruik te maken van de machine learning module 'Ada'. Ada haalt automatisch belangrijke metadata uit contracten bij registratie. Hierdoor kan de gebruiker contracten sneller toevoegen aan het platform en worden menselijke fouten verminderd. Deloitte Legal voorziet je van een template CLM policy om te documenteren hoe Contractify gebruikt moet worden in jouw organisatie. Het CLM-beleid definieert bijvoorbeeld welke contracten wel en niet mogen worden opgeslagen in Contractify. Deloitte Legal levert ook een sjabloon voor een “run concept” document dat onderwerpen behandelt zoals de onboarding- en gebruikersondersteuningsprocessen en andere aspecten die van belang zijn om je Contractify systeem relevant en operationeel te houden.

De derde maand is voor go-live en hypercare. Gebruikerstrainingen worden gegeven in het Engels in maximaal drie afzonderlijke trainingssessies, samen met een uitgebreide gebruikershandleiding. Opnames van de trainingssessies worden beschikbaar gesteld zodat je deze kunt hergebruiken voor het inwerken van toekomstige gebruikers.

Is een pre-packaged Contractify oplossing geschikt voor jou? Een handige checklist.

Kiezen voor een pre-packaged CLM implementatie met Contractify zal over het algemeen geschikt zijn voor jouw organisatie als:

• Je een kleine tot middelgrote onderneming bent met een organisatiestructuur van gemiddelde complexiteit;
• Je waarde hecht aan een snelle en kostenefficiënte implementatie;
• Je waarde hecht aan kostentransparantie vanaf het begin van het project;
• Je klaar bent om de robuuste, best-practice goedkeuringsprocessen en gestroomlijnde datamodellen van het pakket over te nemen;
• Je op zoek bent naar een CLM-tool met de basisfuncties (documentenopslagplaats, deadlineherinneringen, goedkeuringsworkflows, e-signing) met een optie om na verloop van tijd over te stappen op geautomatiseerde contractgeneratie;
• Je waarde hecht aan een CLM-systeem dat gemakkelijk te upgraden is naar toekomstige versies en slechts beperkte onderhoudsinspanningen vereist door de afwezigheid van complexe aanpassingen.

Je organisatie heeft waarschijnlijk geen baat bij een pre-packaged implementatie als:

• Je een grootschalige onderneming bent met een complexe organisatiestructuur;
• Je waarde hecht aan een aanpak op maat en een tool die exact overeenkomt met je vereisten en huidige werkprocessen;
• Je organisatie de voorkeur geeft aan het werken met gevestigde softwareleveranciers;
• Je waarde hecht aan de specifieke voordelen van het uitvoeren (en financieren) van een implementatieproject op maat en een softwareoplossing op maat;
• Je op zoek bent naar een oplossing die de contractcreatiefase sterk automatiseert.

Conclusie

Pre-packaged CLM-oplossingen bieden een aantrekkelijk alternatief voor een volledig op maat gemaakt CLM-selectie- en implementatieproject. Contractify biedt overtuigende functionaliteiten voor kleine tot middelgrote bedrijven en de ''prefab'' aanpak van Deloitte Legal geeft je toegang tot eersteklas advies tegen een zeer concurrerende prijs. Hoewel de oplossing niet geschikt is voor mensen die op maat gemaakte oplossingen wensen, bieden de onmiskenbare snelheid en eenvoud een hoogwaardig alternatief.