Stel je voor: je hebt een onderneming, met meerdere vestigingen en diverse afdelingen, elk met hun eigen manager. Elke afdeling wil meestal zijn eigen contracten bijhouden. Daardoor zitten uw contracten niet alleen verspreid over de diverse afdelingen, maar ook over verschillende vestigingen. Een globaal overzicht ontbreekt. Herkenbaar?
Je voelt het al aankomen, dit is niet de meest efficiënte manier van werken.
User management
Dat een contract beheerd wordt door diegene die er inhoudelijk het dichtst bij betrokken is, daar is niets verkeerd mee. De IT-manager bv. is het best geplaatst om de IT-contracten onder zijn of haar beheer te hebben.
Waar het wel fout gaat, is wanneer elk van hen de contracten op zijn eigen manier beheert (PC, schijf of outlook agenda). Ten eerste is dit suboptimaal naar werking toe. Ten tweede hebben directie en management geen overzicht over welke lopende contracten de organisatie heeft. Ten derde weten zij niet welke afspraken er zijn gemaakt, en of deze correct opgevolgd worden.
Zo gaan tijd en geld verloren. Hoe moet het dan wel? Het is belangrijk voor een bedrijf om alle contracten te digitaliseren en te centraliseren. Hiermee voorkom je dat:
- Contracten onvindbaar zijn;
- Contracten over verschillende vestigingen heen verspreid zitten;
- Slechts één iemand weet in welke archiefkast of server-map het contract terug te vinden is.
Als je een van deze scenario's herkent, dan heb je waarschijnlijk geen overzicht over de contracten in je organisatie en wie er verantwoordelijk voor is. Het gevolg? Ongewenste, stilzwijgend verlengde of irrelevante contracten.
Software voor contractbeheer
Met Contractify is dit verleden tijd! In de eerste plaats hebben we er ons op toegelegd om alle contracten toegankelijk en gemakkelijk vindbaar te maken. Ten tweede heeft elke medewerker toegang tot de contracten waar hij/zij verantwoordelijk voor is of die hij/zij moet raadplegen. De leesrechten zijn per individu instelbaar, bijvoorbeeld per afdeling, locatie en zelfs per dossier.
Ja kan ook beslissen of iemand de rol van gebruiker, manager of admin op zich neemt. De manager kan bijvoorbeeld teams aanmaken, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Het gebruik van teams stelt je in staat om de contracten en gerelateerde taken van je team bij te houden. Er kan ook een escalatieproces worden geactiveerd om je te verwittigen wanneer een teamlid een taak niet op tijd heeft uitgevoerd.
Overdraagbaar
Een laatste punt waar we met Contractify rekening mee hebben gehouden, is dat wanneer een collega ziek is, met verlof gaat, of niet meer voor het bedrijf werkt, je met één klik alle contracten en taken tijdelijk of definitief kunt overdragen aan een andere gebruiker. Handig toch?
Wil je jouw contracten op een veilige manier bewaren én opvolgen?
Plan een demo in met onze experts om te zien hoe Contractify aansluit bij jouw noden of ga meteen gratis van start!
